User Management Example - Chain Restaurant or Retail Store with Multiple Locations

I den här artikeln delar vi med oss av några bästa metoder för att konfigurera din OptiSigns-portal om du har många skärmar och flera platser.

• Identifiera behovet
• Mapp- och skärmorganisation
• Skapa team
• Konfigurera säkerhet på mappnivå
  • Komplett exempel på säkerhet på mappnivå
• Varumärke och upprätthållande av varumärkesriktlinjer (valfritt)
• Lägga till användare via SAML SSO eller direkt genom OptiSigns

Med OptiSigns är det möjligt att skapa en sofistikerad konfiguration för din OptiSigns-portal för att hantera användare, behörigheter och skärmar. Att säkert konfigurera OptiSigns-portalen enligt dina behov under den initiala introduktionsprocessen kan spara tid och förhindra problem längre fram.

Här kommer vi att ge ett praktiskt exempel på hur en restaurangkedja kan använda OptiSigns. I denna artikel kommer vi att:

• Skapa ett nätverk av mappar för att organisera våra skärmar baserat på plats;
• Arbeta med Team-funktionen för att skapa lämplig organisationsstruktur för användare;
• Använda Säkerhet på mappnivå för att begränsa åtkomst till vissa användare baserat på deras team;
• Skapa Anpassad varumärkesprofilering för OptiSigns-portalen och Upprätthålla varumärkesriktlinjer över dina team
• Integrera OptiSigns-åtkomst i en företags-SSO-struktur

Identifiera behovet

Det första steget för att organisera din portal är att veta vilken typ av hanteringsstruktur du vill ha på plats för din digitala skyltning.

Vill du ha en centralt hanterad lösning, där slutanvändarna inte har någon eller begränsad kontroll över innehållet för sina skyltar? Vill du ha ett stort antal oberoende fungerande slutanvändare, med total kontroll över sitt innehåll? Vill du ha något mittemellan? Att identifiera hur du vill att dina kontoanvändare ska interagera med plattformen är det första steget i denna process och kommer att vara avgörande för konfigurationen.

I detta exempel kommer vi att använda ett centralt hanterat system, men med en viss grad av lokal kontroll. Vi vill:

• Att organisationen av skärmar ska spegla vår företagsstruktur
• Att slutanvändare ska kunna hantera sina egna skärmar och ladda upp sitt eget innehåll
• Tillhandahålla innehåll för alla våra slutanvändare som de måste visa (t.ex. storskaliga kampanjer, varumärkesidentitetsskärmar, etc.).
  • För detta antar vi flera hanteringsnivåer. Till exempel kan du ha nationella, regionala eller lokala kampanjer. Du kanske inte vill att en kampanj som riktar sig mot Boston ska visas i Dallas, till exempel.
• Upprätthålla varumärkesriktlinjer

Med våra behov identifierade kan vi börja.

Mapp- och skärmorganisation

Hur du väljer att organisera dina skärmar beror på dina behov, men det finns många sätt det kan göras på.

I vårt exempel kommer vi att fokusera på plats. Detta är det absolut vanligaste sättet vi har sett våra kunder konfigurera OptiSigns. Med det sagt kan du organisera hur som helst som fungerar bäst för dig.

För vår hypotetiska restaurangkedja eller detaljhandelsbutik kommer vi att skapa en intern mappstruktur som speglar företagsorganisationsstrukturen. I detta fall är det Region → Delstat → Stad/Underregion → Butiksplats/nummer. Vi skapar nästlade undermappar som motsvarar dessa värden. När det är konfigurerat kommer det att se ut ungefär så här:

Toppnivå:

Skärmnivå:

Notera nivån av nästling vi har konfigurerat. Anledningen till detta? Var och en av dessa mappar kan tilldelas olika behörighetsnivåer. Vi kommer att konfigurera det snart.

För resten av detta exempel kommer vi att fokusera på en enda butik: Cosmos Space Center, med följande nästling:

• Pacific - Region
  • California - Delstat
    • Los Angeles - Stad/Underregion
      • Cosmos Space Center - Butiksplats
        • Skärmar på denna plats kommer att placeras i denna mapp.

Vi vill säkerställa att endast rätt användare kan komma åt skärmarna och innehållet för denna plats. Vi vill också se till att alla lokala, delstatliga eller regionala chefer kan tillhandahålla innehåll efter behov.

Skapa team

Innan vi kan göra det måste vi konfigurera våra team. Team fungerar som en behållare där användare kan tilldelas baserat på den behörighetsnivå vi vill att de ska ha. Med våra mappar konfigurerade blir det lättare att se vilka team vi vill skapa, men du kan också börja med detta steg och konfigurera mapparna senare. För mer information, se vår artikel om Team och säkerhetsnivåer.

I detta exempel vill vi skapa ett team för varje butiksplats. Dessutom vill vi konfigurera ett team för alla chefer för Los Angeles stad/underregion; delstaten Kalifornien; och Pacific-regionen. Vi kommer sedan att använda mappbehörigheter för att begränsa åtkomst till varje nästlad mapp till lämpligt team. Genom att göra detta kommer endast kontoägaren och Super Admins att ha tillgång till hela strukturen.

För att komma igång, gå till Kontomedlemmar under din användarprofil.

Du kommer att se Standardteamet, som för närvarande endast bör bestå av kontoägaren. Standardteamet är vanligtvis reserverat för central hantering, och personer inom detta team kommer att kunna se hela organisationsstrukturen. I detta exempel kommer vårt standardteam att representera den nationella nivån, som kan visa alla skärmar över hela vårt företag. De kommer också att vara ansvariga för att lägga till nya skärmar och flytta dem mellan team efter behov.

För att fortsätta, klicka på Lägg till team.

Följande skärm visas:

Här har vi döpt teamet efter regionen, som kommer att hantera alla skärmar i regionen. Vi har också skrivit en kort beskrivning av teamets syfte. Vi kommer att ställa in "Antal skärmbegränsning" senare, när alla våra skärmar är konfigurerade.

Nu fortsätter vi med att skapa alla våra team. En grundläggande konfiguration kan se ut ungefär så här:

Lite om användarroller innan vi fortsätter:

• Ägare / Super Admin - Har full tillgång till alla team. Kan skapa team och få tillgång till fakturering. Kan bjuda in användare till team, hantera alla skärmar och återställa lösenord över flera team.
• Admin - Har full tillgång till ett individuellt team. Kan bjuda in användare till teamet, hantera antalet tillgängliga skärmar per team och återställa lösenord för andra användare.
• Användare - Kan skapa, redigera och ta bort allt innehåll inom de mappar de har tillgång till. Kan lägga till eller ta bort skärmar.

De andra behöver vi inte oroa oss för i detta exempel. För mer om användarroller, se vår artikel om Hantera användarroller.

För detta exempel har vi gett administratörsåtkomst till alla våra regionala och lokala chefer, samt butikschefen. En användare har lagts till butiken också, som kommer att kunna lägga till innehåll och redigera skärmarna endast inom den butiken.

Slutligen, uppdatera din webbläsare. Du måste göra detta innan nästa steg.

Konfigurera säkerhet på mappnivå

Nu när vi har skapat våra team är det dags att konfigurera säkerhet på mappnivå. Vi vill bara ge tillgång till skärmar som användarna i teamet faktiskt kommer att använda, och inte mer.

För att göra detta, gå till din Skärmar-flik. Hitta mappen du vill ställa in behörigheter för. I detta fall börjar vi med Pacific-mappen högst upp i strukturen. Klicka på Tre punkter → Ändra behörigheter:

Ändra säkerhet-skärmen visas. Klicka under där det står "Alla i detta team" och en lista med team visas. I vårt exempel väljer vi teamet Pacific Region.

Nu har endast Pacific Region-teamet och standardteamet tillgång till denna mapp. Du kan också välja om du vill göra denna mapp och dess undermappar redigerbara eller endast för visning:

Alla mappar som skapas inuti en mapp ärver automatiskt dess behörigheter. Men om du redan har skapat en mapp och sedan ändrar den överordnade mappens behörigheter, kommer dessa undermappar inte att ärva dem.

Komplett exempel på säkerhet på mappnivå

OptiSigns använder en uppifrån-och-ned-konfiguration, vilket betyder att mappar på högsta nivå kommer att behöva flest team med behörigheter.

För att illustrera detta, låt oss gå tillbaka till vårt exempel. Här är en partiell nästlad konfiguration:

Varje lager kommer att kräva färre och färre behörigheter. Till exempel är här behörighetsstrukturen vi vill ha för Pacific-mappen:

Notera hur varje team som arbetar i regionen har behörigheter för denna mapp.

När vi går djupare in i nästlingen kan vi eliminera team som inte behöver vissa behörigheter. Till exempel är här teamen som behöver California-mappbehörigheter:

Lägg märke till hur vi har filtrerat bort de andra teamen på delstatsnivå. Detta betyder att medlemmar i Oregon- eller Washington-teamen kommer att kunna gå in i Pacific-mappen, men skulle inte ens se California-mappen.

För att gå ett steg längre, här är behörigheterna på stad/län-nivå vi vill ha på Los Angeles-mappen:

Här har vi filtrerat bort Eagle Mountain (det andra teamet på stadsnivå vi har konfigurerat), men behållit alla team som motsvarar butiksplatser i Los Angeles-området. Att gå ner till Cosmos Space Center-mappen kommer att komplettera bilden:

Alla andra butiksplatser har filtrerats bort. Om vi skulle titta på en annan butiksplats skulle vi byta ut Cosmos Space Center-teamet mot teamet som motsvarar den butiken. På detta sätt kommer personer som tilldelats teamen på lägsta nivå endast att ha tillgång till den enda mappen som gäller dem, men medlemmar i team på "högre nivå" kommer att kunna se alla butiker på sin respektive nivå.

Detta kan tillämpas över hela OptiSigns, och det är möjligt att skapa liknande nästling inom Filer/Tillgångar, Spellistor och Scheman i portalen:

För enkelhetens skull rekommenderar vi att spegla samma konfiguration i vart och ett av dessa områden. På detta sätt kan team på högre nivå dela innehåll, spellistor eller scheman med många team på lägre nivå, men team på lägre nivå kan inte dela med varandra.

Slutligen, när du skapar en ny mapp, kan dessa behörigheter ställas in genom att klicka på knappen Avancerat:

Varumärke och upprätthållande av varumärkesriktlinjer (valfritt)

Det finns två delar för att upprätthålla varumärkesriktlinjer i OptiSigns: skapa en varumärkesanpassad portal och upprätthålla varumärkesriktlinjer på skapat innehåll.

Vi har artiklar om vart och ett av dessa ämnen som utforskar dem mer i detalj:

• Anpassade varumärkesinställningar
• Varumärkeskit och upprätthållande av varumärkesriktlinjer

När det är konfigurerat är du redo att bjuda in användare.

Lägga till användare: Via SSO eller direkt via OptiSigns

För att lägga till användare via OptiSigns, gå tillbaka till där du skapade teamen. Du kan Lägga till eller Bjuda in användare härifrån. Se Hantera användarroller för mer information.

Men för vårt exempel vill vår hypotetiska restaurangkedja upprätthålla SSO via SAML.

För att göra detta, gå till vår SSO & SAML -sektion och följ lämplig artikel. Vi rekommenderar starkt att läsa vår artikel om SAML bästa praxis också.

Det är allt!

OptiSigns är ledande inom programvara för digital skyltning. Om du har några ytterligare frågor, funderingar eller feedback om OptiSigns, tveka inte att kontakta vårt supportteam på support@optisigns.com.