User Management Example - Chain Restaurant or Retail Store with Multiple Locations

Neste artigo, partilharemos algumas das melhores práticas para configurar o seu portal OptiSigns se tiver muitos ecrãs e múltiplas localizações.

• Identificar a Necessidade
• Organização de Pastas e Ecrãs
• Criar Equipas
• Configurar Segurança ao Nível da Pasta
  • Exemplo Completo de Segurança ao Nível da Pasta
• Branding e Aplicação de Diretrizes de Marca (Opcional)
• Adicionar Utilizadores via SAML SSO, ou Diretamente Através do OptiSigns

Com o OptiSigns, é possível criar uma configuração sofisticada para o seu portal OptiSigns para gerir utilizadores, permissões e ecrãs. Configurar o portal OptiSigns de forma segura de acordo com as suas necessidades durante o processo inicial de integração pode poupar tempo e prevenir problemas no futuro.

Aqui, iremos fornecer um exemplo prático de como uma cadeia de restaurantes pode usar o OptiSigns. No decorrer deste artigo, iremos:

• Criar uma rede de pastas para organizar os nossos ecrãs com base na localização;
• Trabalhar com a funcionalidade de Equipas para criar a estrutura organizacional de utilizadores apropriada;
• Usar a Segurança ao Nível da Pasta para restringir a determinados utilizadores com base na sua equipa;
• Criar Branding Personalizado para o portal OptiSigns, e Aplicar Diretrizes de Marca em todas as suas equipas
• Integrar o acesso OptiSigns numa estrutura SSO corporativa

Identificar a Necessidade

O primeiro passo para organizar o seu portal é saber que tipo de estrutura de gestão pretende implementar para a sua sinalização digital.

Pretende uma solução gerida centralmente, onde os utilizadores finais não têm controlo ou têm controlo limitado sobre o conteúdo dos seus sinais? Pretende um grande número de utilizadores finais a funcionar de forma independente, com controlo total sobre o seu conteúdo? Pretende algo intermédio? Identificar como pretende que os utilizadores da sua conta interajam com a plataforma é o primeiro passo neste processo, e será crítico para a configuração.

Neste exemplo, iremos usar um sistema gerido centralmente, mas com algum grau de controlo local. Pretendemos:

• Organização de ecrãs que reflita a nossa estrutura corporativa
• Utilizadores finais capazes de gerir os seus próprios ecrãs e carregar o seu próprio conteúdo
• Fornecer conteúdo para todos os nossos utilizadores finais que são obrigados a exibir (ou seja, promoções em grande escala, exibições de identidade de marca, etc.).
  • Para isto, assumiremos vários níveis de gestão. Por exemplo, pode ter promoções nacionais, regionais ou locais. Pode não querer que uma promoção direcionada a Boston apareça em Dallas, por exemplo.
• Aplicar diretrizes de marca

Com as nossas necessidades identificadas, podemos começar.

Organização de Pastas e Ecrãs

A forma como escolhe organizar os seus ecrãs dependerá das suas necessidades, mas há muitas formas de o fazer.

No nosso exemplo, vamos focar-nos na localização. Esta é a forma mais comum que temos visto os nossos clientes configurarem o OptiSigns. Dito isto, pode organizar da forma que funcionar melhor para si.

Para a nossa hipotética cadeia de restaurantes ou loja de retalho, criaremos uma estrutura de pastas internas que reflete a estrutura organizacional corporativa. Portanto, neste caso, será Região → Estado → Cidade/Sub-região → Localização/Número da Loja. Criaremos subpastas aninhadas correspondentes a estes valores. Quando configurado, terá este aspeto:

Nível Superior:

Nível de Ecrã:

Note o nível de aninhamento que configurámos. A razão para isto? A cada uma destas pastas podem ser atribuídos diferentes níveis de permissões. Configuraremos isso em breve.

Para o resto deste exemplo, focaremos numa única loja: o Cosmos Space Center, com o seguinte aninhamento:

• Pacific - Região
  • California - Estado
    • Los Angeles - Cidade/Sub-região
      • Cosmos Space Center - Localização da Loja
        • Os ecrãs nesta localização serão colocados nesta pasta.

Queremos garantir que apenas os utilizadores adequados possam aceder aos ecrãs e conteúdo para esta localização. Também queremos garantir que quaisquer gestores locais, estaduais ou regionais possam fornecer conteúdo conforme necessário.

Criar Equipas

Antes de podermos fazer isso, precisaremos de configurar as nossas Equipas. As Equipas funcionam como um contentor onde os utilizadores podem ser atribuídos com base no nível de permissões que queremos que tenham. Com as nossas pastas configuradas, torna-se mais fácil ver que Equipas queremos criar, mas também pode começar com este passo e configurar as pastas mais tarde. Para mais informações, consulte o nosso artigo sobre Equipas e Níveis de Segurança.

Neste exemplo, queremos criar uma Equipa para cada localização da loja. Além disso, queremos configurar uma Equipa para quaisquer gestores da Cidade/Sub-região de Los Angeles; estado da Califórnia; e Região do Pacífico. Em seguida, usaremos permissões de Pasta para restringir o acesso a cada pasta aninhada à Equipa apropriada. Ao fazer isto, apenas o Proprietário da Conta e os Super Administradores terão acesso à estrutura completa.

Para começar, vá para Membros da Conta no seu perfil de utilizador.

Verá a Equipa Padrão, que por agora deve consistir apenas no Proprietário da Conta. A Equipa Padrão é tipicamente reservada para gestão central, e as pessoas dentro desta equipa poderão ver toda a estrutura organizacional. Neste exemplo, a nossa Equipa Padrão representará o nível nacional, capaz de visualizar todos os ecrãs em toda a nossa empresa. Também serão responsáveis por adicionar novos ecrãs e movê-los entre equipas conforme necessário.

Para continuar, clique em Adicionar Equipa.

O seguinte ecrã aparecerá:

Aqui, nomeámos a equipa com o nome da região, que gerirá todos os ecrãs na região. Também escrevemos uma breve descrição do propósito da equipa. Configuraremos o "Limite de número de ecrãs" mais tarde, quando todos os nossos ecrãs estiverem configurados.

Agora iremos proceder à criação de todas as nossas Equipas. Uma configuração básica pode ter este aspeto:

Um pouco sobre Funções de Utilizador antes de continuarmos:

• Proprietário / Super Admin - Têm acesso total a todas as equipas. Podem criar equipas e aceder à faturação. Capazes de convidar utilizadores para equipas, gerir todos os ecrãs e repor palavras-passe em múltiplas equipas.
• Admin - Tem acesso total a uma equipa individual. Pode convidar utilizadores para a equipa, gerir o número de ecrãs disponíveis por equipa e repor palavras-passe para outros utilizadores.
• Utilizador - Pode criar, editar e eliminar todo o conteúdo dentro das pastas a que tem acesso. Pode adicionar ou remover ecrãs.

Os outros, não precisamos de nos preocupar para este exemplo. Para mais informações sobre Funções de Utilizador, consulte o nosso artigo sobre Gerir Funções de Utilizador.

Para este exemplo, demos acesso de Admin a todos os nossos gestores regionais e locais, bem como ao gestor da loja. Um Utilizador foi adicionado à loja também, que poderá adicionar conteúdo e editar os ecrãs apenas dentro dessa loja.

Finalmente, Atualize o seu navegador. Precisará de fazer isto antes do próximo passo.

Configurar Segurança ao Nível da Pasta

Agora que criámos as nossas Equipas, é hora de configurar a segurança ao Nível da Pasta. Queremos apenas conceder acesso aos ecrãs que os utilizadores na Equipa realmente utilizarão, e não mais.

Para fazer isto, vá ao seu separador Ecrãs . Encontre a Pasta para a qual deseja definir permissões. Neste caso, começaremos com a pasta Pacific no topo da estrutura. Clique nos Três Pontos → Alterar Permissões:

O ecrã Alterar Segurança aparecerá. Clique por baixo de onde diz "Todos nesta equipa" e aparecerá uma lista de Equipas. No nosso exemplo, escolheremos a equipa Região do Pacífico.

Agora apenas a Equipa da Região do Pacífico e a Equipa Padrão terão acesso a esta pasta. Também pode escolher se deseja tornar esta Pasta e as suas subpastas Editáveis ou Apenas de Visualização:

Quaisquer pastas criadas dentro de uma pasta herdarão automaticamente as suas permissões. No entanto, se já criou uma pasta e depois alterar as permissões da pasta principal, essas pastas subordinadas não as herdarão.

Exemplo Completo de Segurança ao Nível da Pasta

O OptiSigns usa uma configuração de cima para baixo, o que significa que as pastas de nível mais alto precisarão do maior número de Equipas com permissões.

Para ilustrar isto, voltemos ao nosso exemplo. Aqui está uma configuração aninhada parcial:

Cada camada exigirá cada vez menos permissões. Por exemplo, aqui está a estrutura de permissões que queremos para a pasta Pacific :

Note como todas as Equipas que operam na região têm permissões para esta pasta.

À medida que avançamos mais profundamente no aninhamento, podemos eliminar equipas que não precisam de determinadas permissões. Por exemplo, aqui estão as Equipas que precisam de permissões da pasta California :

Repare como filtrámos as outras equipas ao nível do Estado. Isto significa que os membros das equipas de Oregon ou Washington poderão entrar na pasta Pacific, mas nem sequer veriam a da Califórnia.

Indo um passo mais além, aqui estão as permissões ao nível da Cidade/Condado que queremos na pasta Los Angeles :

Aqui, filtrámos Eagle Mountain (a outra equipa ao nível da cidade que configurámos), mas mantivemos todas as equipas correspondentes às localizações de lojas da área de Los Angeles. Descer até à pasta Cosmos Space Center completará o quadro:

Todas as outras localizações de lojas foram filtradas. Se fôssemos ver outra localização de loja, trocaríamos a equipa do Cosmos Space Center pela equipa correspondente a essa loja. Desta forma, as pessoas atribuídas às equipas de nível mais baixo terão apenas acesso à única pasta que se aplica a elas, mas os membros de equipas de "nível superior" poderão ver todas as lojas no seu respetivo nível.

Isto pode ser aplicado em todo o OptiSigns, e é possível criar aninhamento semelhante nas áreas Ficheiros/Recursos, Listas de Reprodução e Horários do Portal:

Por simplicidade, recomendamos espelhar a mesma configuração em cada uma destas áreas. Desta forma, as equipas de nível superior podem partilhar conteúdo, listas de reprodução ou horários com muitas equipas de nível inferior, mas as equipas de nível inferior não podem partilhar entre si.

Por último, ao criar uma Nova Pasta, estas permissões podem ser definidas clicando no botão Avançado:

Branding e Aplicação de Diretrizes de Marca (Opcional)

Existem duas partes para aplicar diretrizes de marca no OptiSigns: criar um portal com marca e aplicar diretrizes de marca no conteúdo criado.

Temos artigos sobre cada um destes tópicos que os exploram com mais detalhe:

• Configurações de Branding Personalizado
• Kit de Marca e Aplicação de Diretrizes de Marca

Uma vez configurado, está pronto para convidar utilizadores.

Adicionar Utilizadores: Via SSO, ou Diretamente Via OptiSigns

Para adicionar utilizadores via OptiSigns, volte ao local onde criou as Equipas. Pode Adicionar ou Convidar utilizadores a partir daqui. Consulte Gerir Funções de Utilizador para mais informações.

No entanto, para o nosso exemplo, a nossa hipotética cadeia de restaurantes quer aplicar SSO via SAML.

Para fazer isto, vá para a nossa secção SSO & SAML e siga o artigo apropriado. Recomendamos vivamente a leitura do nosso artigo sobre melhores práticas SAML também.

É tudo!

A OptiSigns é líder em software de sinalização digital. Se tiver quaisquer questões adicionais, preocupações ou qualquer feedback sobre o OptiSigns, sinta-se à vontade para contactar a nossa equipa de suporte em support@optisigns.com.