User Management Example - Chain Restaurant or Retail Store with Multiple Locations

In questo articolo, condivideremo alcune best practice per configurare il tuo portale OptiSigns se hai molti schermi e più sedi.

• Identificare la necessità
• Organizzazione di cartelle e schermi
• Creazione di team
• Configurare la sicurezza a livello di cartella
  • Esempio completo di sicurezza a livello di cartella
• Branding e applicazione delle linee guida del marchio (Opzionale)
• Aggiungere utenti tramite SAML SSO o direttamente tramite OptiSigns

Utilizzando OptiSigns, è possibile creare una configurazione sofisticata per il tuo portale OptiSigns per gestire utenti, permessi e schermi. Configurare il portale OptiSigns in modo sicuro secondo le tue esigenze durante il processo di onboarding iniziale può far risparmiare tempo e prevenire problemi in futuro.

Qui forniremo un esempio pratico di come una catena di ristoranti potrebbe utilizzare OptiSigns. Nel corso di questo articolo:

• Creeremo una rete di cartelle per organizzare i nostri schermi in base alla posizione;
• Lavoreremo con la funzionalità Team per creare la struttura organizzativa degli utenti appropriata;
• Utilizzeremo la Sicurezza a livello di cartella per limitare l'accesso a determinati utenti in base al loro team;
• Creeremo un Branding personalizzato per il portale OptiSigns e Applicheremo le linee guida del marchio nei tuoi team
• Integreremo l'accesso OptiSigns in una struttura SSO aziendale

Identificare la necessità

Il primo passo per organizzare il tuo portale è sapere che tipo di struttura di gestione desideri implementare per il tuo digital signage.

Vuoi una soluzione gestita centralmente, dove gli utenti finali non hanno alcun controllo o controllo limitato sui contenuti per i loro schermi? Vuoi un gran numero di utenti finali che operano in modo indipendente, con controllo totale sui loro contenuti? Vuoi qualcosa di intermedio? Identificare come vuoi che gli utenti del tuo account interagiscano con la piattaforma è il primo passo in questo processo e sarà fondamentale per la configurazione.

In questo esempio, utilizzeremo un sistema gestito centralmente, ma con un certo grado di controllo locale. Vogliamo:

• Organizzazione degli schermi che rispecchi la nostra struttura aziendale
• Gli utenti finali siano in grado di gestire i propri schermi e caricare i propri contenuti
• Fornire contenuti per tutti i nostri utenti finali che sono tenuti a visualizzare (ad esempio promozioni su larga scala, display dell'identità del marchio, ecc.).
  • Per questo, assumeremo diversi livelli di gestione. Ad esempio, potresti avere promozioni nazionali, regionali o locali. Potresti non volere che una promozione mirata a Boston appaia a Dallas, per esempio.
• Applicare le linee guida del marchio

Con le nostre esigenze identificate, possiamo iniziare.

Organizzazione di cartelle e schermi

Come scegli di organizzare i tuoi schermi dipenderà dalle tue esigenze, ma ci sono molti modi in cui può essere fatto.

Nel nostro esempio, ci concentreremo sulla posizione. Questo è il modo più comune che abbiamo visto i nostri clienti configurare OptiSigns. Detto questo, puoi organizzare nel modo che funziona meglio per te.

Per la nostra ipotetica catena di ristoranti o negozi, creeremo una struttura di cartelle interna per rispecchiare la struttura organizzativa aziendale. Quindi, in questo caso, sarà Regione → Stato → Città/Sottoregione → Posizione/Numero del negozio. Creeremo sottocartelle nidificate corrispondenti a questi valori. Una volta configurato, apparirà così:

Livello superiore:

Livello schermo:

Nota il livello di nidificazione che abbiamo impostato. Il motivo? Ognuna di queste cartelle può essere assegnata a diversi livelli di permessi. Lo configureremo presto.

Per il resto di questo esempio, ci concentreremo su un singolo negozio: il Cosmos Space Center, con la seguente nidificazione:

• Pacifico - Regione
  • California - Stato
    • Los Angeles - Città/Sottoregione
      • Cosmos Space Center - Posizione del negozio
        • Gli schermi in questa posizione saranno collocati in questa cartella.

Vogliamo assicurarci che solo gli utenti appropriati possano accedere agli schermi e ai contenuti per questa posizione. Vogliamo anche assicurarci che qualsiasi manager locale, statale o regionale possa fornire contenuti secondo necessità.

Creazione di team

Prima di poterlo fare, dovremo configurare i nostri Team. I team funzionano come un contenitore dove gli utenti possono essere assegnati in base al livello di permessi che vogliamo che abbiano. Con le nostre cartelle configurate, diventa più facile vedere quali Team vorremo creare, ma puoi anche iniziare con questo passaggio e configurare le cartelle successivamente. Per maggiori informazioni, consulta il nostro articolo su Team e livelli di sicurezza.

In questo esempio, vorremo creare un Team per ogni posizione del negozio. Inoltre, vorremo configurare un Team per qualsiasi manager della Città/Sottoregione di Los Angeles; stato della California; e Regione del Pacifico. Utilizzeremo quindi i permessi delle cartelle per limitare l'accesso a ciascuna cartella nidificata al Team appropriato. In questo modo, solo il Proprietario dell'account e i Super Admin avranno accesso all'intera struttura.

Per iniziare, vai a Membri dell'account sotto il tuo profilo utente.

Vedrai il Team predefinito, che per ora dovrebbe consistere solo del Proprietario dell'account. Il Team predefinito è tipicamente riservato per la gestione centrale, e le persone all'interno di questo team potranno vedere l'intera struttura organizzativa. In questo esempio, il nostro Team predefinito rappresenterà il livello nazionale, in grado di visualizzare tutti gli schermi in tutta la nostra azienda. Saranno anche responsabili per l'aggiunta di nuovi schermi e il loro spostamento tra i team secondo necessità.

Per continuare, clicca su Aggiungi Team.

Apparirà la seguente schermata:

Qui abbiamo nominato il team come la regione, che gestirà tutti gli schermi nella regione. Abbiamo anche scritto una breve descrizione dello scopo del team. Configureremo il "Limite del numero di schermi" più tardi, una volta che tutti i nostri schermi saranno configurati.

Ora procederemo a creare tutti i nostri Team. Una configurazione di base potrebbe apparire così:

Un po' sui ruoli utente prima di continuare:

• Proprietario / Super Admin - Hanno accesso completo a tutti i team. Possono creare team e accedere alla fatturazione. Capaci di invitare utenti ai team, gestire tutti gli schermi e reimpostare le password su più team.
• Admin - Ha accesso completo a un team individuale. Può invitare utenti al team, gestire il numero di schermi disponibili per team e reimpostare le password per altri utenti.
• Utente - Può creare, modificare ed eliminare tutti i contenuti all'interno delle cartelle a cui ha accesso. Può aggiungere o rimuovere schermi.

Gli altri non ci servono per questo esempio. Per maggiori informazioni sui ruoli utente, consulta il nostro articolo su Gestione dei ruoli utente.

Per questo esempio, abbiamo dato accesso Admin a tutti i nostri manager regionali e locali, così come al manager del negozio. Un Utente è stato aggiunto al negozio, che potrà aggiungere contenuti e modificare gli schermi solo all'interno di quel negozio.

Infine, aggiorna il tuo browser. Dovrai farlo prima del passaggio successivo.

Configurare la sicurezza a livello di cartella

Ora che abbiamo creato i nostri Team, è il momento di configurare la sicurezza a livello di cartella. Vogliamo concedere l'accesso solo agli schermi che gli utenti del Team utilizzeranno effettivamente, e non di più.

Per farlo, vai alla scheda Schermi. Trova la cartella per cui vuoi impostare i permessi. In questo caso, inizieremo con la cartella Pacifico in cima alla struttura. Clicca sui Tre puntini → Modifica permessi:

Apparirà la schermata Modifica sicurezza. Clicca sotto dove dice "Tutti in questo team" e apparirà un elenco di Team. Nel nostro esempio, sceglieremo il team Regione Pacifico.

Ora solo il Team Regione Pacifico e il Team predefinito avranno accesso a questa cartella. Puoi anche scegliere se rendere questa cartella e le sue sottocartelle Modificabili o Solo visualizzazione:

Qualsiasi cartella creata all'interno di una cartella erediterà automaticamente i suoi permessi. Tuttavia, se hai già creato una cartella e poi modifichi i permessi della cartella principale, quelle cartelle figlie non li erediteranno.

Esempio completo di sicurezza a livello di cartella

OptiSigns utilizza una configurazione dall'alto verso il basso, il che significa che le cartelle di livello più alto richiederanno il maggior numero di Team con permessi.

Per illustrare questo, torniamo al nostro esempio. Ecco una configurazione nidificata parziale:

Ogni livello richiederà sempre meno permessi. Ad esempio, ecco la struttura dei permessi che vorremmo per la cartella Pacifico:

Nota come ogni Team che opera nella regione ha i permessi per questa cartella.

Man mano che andiamo più in profondità nella nidificazione, possiamo eliminare i team che non necessitano di determinati permessi. Ad esempio, ecco i Team che necessitano dei permessi della cartella California:

Nota come abbiamo filtrato gli altri team a livello statale. Ciò significa che i membri dei team Oregon o Washington potranno entrare nella cartella Pacifico, ma non vedranno nemmeno quella della California.

Andando oltre, ecco i permessi a livello Città/Contea che vorremmo sulla cartella Los Angeles:

Qui abbiamo filtrato Eagle Mountain (l'altro team a livello cittadino che abbiamo configurato), ma mantenuto tutti i team corrispondenti alle posizioni dei negozi nell'area di Los Angeles. Scendendo alla cartella Cosmos Space Center completeremo il quadro:

Tutte le altre posizioni dei negozi sono state filtrate. Se dovessimo guardare un'altra posizione del negozio, scambieremmo il team Cosmos Space Center con il team corrispondente a quel negozio. In questo modo, le persone assegnate ai team di livello più basso avranno accesso solo alla singola cartella che si applica a loro, ma i membri dei team di "livello superiore" potranno vedere tutti i negozi nel loro rispettivo livello.

Questo può essere applicato in tutto OptiSigns, ed è possibile creare una nidificazione simile nelle aree File/Asset, Playlist e Programmazioni del Portale:

Per semplicità, consigliamo di rispecchiare la stessa configurazione in ciascuna di queste aree. In questo modo, i team di livello superiore possono condividere contenuti, playlist o programmazioni con molti team di livello inferiore, ma i team di livello inferiore non possono condividere tra loro.

Infine, quando si crea una Nuova Cartella, questi permessi possono essere impostati cliccando sul pulsante Avanzate:

Branding e applicazione delle linee guida del marchio (Opzionale)

Ci sono due parti per applicare le linee guida del marchio in OptiSigns: creare un portale brandizzato e applicare le linee guida del marchio sui contenuti creati.

Abbiamo articoli su ciascuno di questi argomenti che li esplorano in modo più dettagliato:

• Impostazioni di branding personalizzato
• Brand Kit e applicazione delle linee guida del marchio

Una volta configurato, sei pronto per invitare gli utenti.

Aggiungere utenti: tramite SSO o direttamente tramite OptiSigns

Per aggiungere utenti tramite OptiSigns, torna a dove hai creato i Team. Puoi Aggiungere o Invitare utenti da qui. Consulta Gestione dei ruoli utente per maggiori informazioni.

Tuttavia, per il nostro esempio, la nostra ipotetica catena di ristoranti vuole applicare SSO tramite SAML.

Per farlo, vai alla nostra sezione SSO e SAML e segui l'articolo appropriato. Consigliamo vivamente di leggere anche il nostro articolo sulle best practice SAML.

È tutto!

OptiSigns è leader nel software per digital signage. Se hai domande aggiuntive, dubbi o feedback su OptiSigns, non esitare a contattare il nostro team di supporto all'indirizzo support@optisigns.com.