Dans cet article, nous partagerons quelques bonnes pratiques pour configurer votre portail OptiSigns si vous avez plusieurs écrans et plusieurs sites.
- Identifier le besoin
- Organisation des dossiers et des écrans
- Créer des équipes
- Configurer la sécurité au niveau des dossiers
- Image de marque et application des directives de marque (facultatif)
- Ajouter des utilisateurs via SSO SAML ou directement via OptiSigns
Avec OptiSigns, il est possible de créer une configuration sophistiquée pour votre portail OptiSigns afin de gérer les utilisateurs, les permissions et les écrans. Configurer de manière sécurisée le portail OptiSigns selon vos besoins lors du processus d'intégration initial peut vous faire gagner du temps et éviter des problèmes ultérieurs.
| REMARQUE |
| Ces options de gestion des utilisateurs présentées ici ne sont disponibles que pour les abonnés Pro Plus ou supérieur. |
Ici, nous fournirons un exemple pratique de la façon dont une chaîne de restaurants pourrait utiliser OptiSigns. Au cours de cet article, nous allons :
- Créer un réseau de dossiers pour organiser nos écrans en fonction de l'emplacement ;
- Travailler avec la fonction Équipes pour créer la structure organisationnelle utilisateur appropriée ;
- Utiliser la Sécurité au niveau des dossiers pour restreindre l'accès à certains utilisateurs en fonction de leur équipe ;
- Créer une Image de marque personnalisée pour le portail OptiSigns, et Appliquer les directives de marque à travers vos équipes
- Intégrer l'accès OptiSigns dans une structure SSO d'entreprise
| IMPORTANT |
| Cet article s'applique aux Propriétaires de compte et aux Super Administrateurs. Les étapes décrites ici ne peuvent pas être entreprises par une personne ayant des permissions inférieures (Administrateur, Utilisateur, etc.). |
Identifier le besoin
La première étape pour organiser votre portail est de savoir quel type de structure de gestion vous souhaitez mettre en place pour votre affichage dynamique.
Souhaitez-vous une solution gérée de manière centralisée, où les utilisateurs finaux n'ont aucun ou un contrôle limité sur le contenu de leurs panneaux ? Souhaitez-vous un grand nombre d'utilisateurs finaux fonctionnant de manière indépendante, avec un contrôle total sur leur contenu ? Souhaitez-vous quelque chose entre les deux ? Identifier comment vous souhaitez que les utilisateurs de votre compte interagissent avec la plateforme est la première étape de ce processus, et sera essentiel pour la configuration.
Dans cet exemple, nous utiliserons un système géré de manière centralisée, mais avec un certain degré de contrôle local. Nous voulons :
- Une organisation des écrans reflétant notre structure d'entreprise
- Que les utilisateurs finaux puissent gérer leurs propres écrans et télécharger leur propre contenu
- Fournir du contenu pour tous nos utilisateurs finaux qu'ils doivent afficher (par exemple, promotions à grande échelle, affichages d'identité de marque, etc.).
- Pour cela, nous supposerons plusieurs niveaux de gestion. Par exemple, vous pourriez avoir des promotions nationales, régionales ou locales. Vous pourriez ne pas vouloir qu'une promotion ciblant Boston apparaisse à Dallas, par exemple.
- Appliquer les directives de marque
Avec nos besoins identifiés, nous pouvons commencer.
Organisation des dossiers et des écrans
La façon dont vous choisissez d'organiser vos écrans dépendra de vos besoins, mais il existe de nombreuses façons de le faire.
Dans notre exemple, nous nous concentrerons sur l'emplacement. C'est la façon la plus courante que nous avons vue nos clients configurer OptiSigns. Cela dit, vous pouvez organiser de la manière qui vous convient le mieux.
Pour notre chaîne hypothétique de restaurants ou de magasins de détail, nous créerons une structure de dossiers interne pour refléter la structure organisationnelle de l'entreprise. Donc, dans ce cas, c'est Région → État → Ville/Sous-région → Emplacement/Numéro du magasin. Nous créerons des sous-dossiers imbriqués correspondant à ces valeurs. Une fois configuré, cela ressemblera à ceci :
Niveau supérieur :
Niveau écran :
Notez le niveau d'imbrication que nous avons configuré. La raison ? Chacun de ces dossiers peut se voir accorder différents niveaux de permissions. Nous allons les configurer bientôt.
Pour le reste de cet exemple, nous nous concentrerons sur un seul magasin : le Cosmos Space Center, avec l'imbrication suivante :
-
Pacifique - Région
-
Californie - État
-
Los Angeles - Ville/Sous-région
-
Cosmos Space Center - Emplacement du magasin
- Les écrans de cet emplacement seront placés dans ce dossier.
-
Cosmos Space Center - Emplacement du magasin
-
Los Angeles - Ville/Sous-région
-
Californie - État
Nous voulons nous assurer que seuls les utilisateurs appropriés peuvent accéder aux écrans et au contenu de cet emplacement. Nous voulons également nous assurer que tous les gestionnaires locaux, d'état ou régionaux peuvent fournir du contenu au besoin.
Créer des équipes
Avant de pouvoir faire cela, nous devrons configurer nos équipes. Les équipes agissent comme un conteneur où les utilisateurs peuvent être assignés en fonction du niveau de permissions que nous voulons qu'ils aient. Avec nos dossiers configurés, il devient plus facile de voir quelles équipes nous voudrons créer, mais vous pouvez également commencer par cette étape et configurer les dossiers plus tard. Pour plus d'informations, consultez notre article sur les Équipes et niveaux de sécurité.
Dans cet exemple, nous voudrons créer une équipe pour chaque emplacement de magasin. De plus, nous voudrons configurer une équipe pour tous les gestionnaires de la ville/sous-région de Los Angeles ; de l'état de Californie ; et de la région Pacifique. Nous utiliserons ensuite les permissions de dossier pour restreindre l'accès à chaque dossier imbriqué à l'équipe appropriée. En faisant cela, seuls le propriétaire du compte et les super administrateurs auront accès à la structure complète.
| REMARQUE IMPORTANTE |
| Pour une centralisation accrue, vous pouvez supprimer des équipes à différents niveaux. Si vous voulez un système géré à 100% de manière centralisée sans aucune intervention en dehors de votre département informatique, vous pouvez ignorer cette étape entièrement. OptiSigns est extrêmement flexible et peut être configuré selon n'importe quelle structure que vous souhaitez. |
Pour commencer, allez dans Membres du compte sous votre profil utilisateur.
Vous verrez l'Équipe par défaut, qui pour l'instant ne devrait comprendre que le propriétaire du compte. L'équipe par défaut est généralement réservée à la gestion centrale, et les personnes au sein de cette équipe pourront voir toute la structure organisationnelle. Dans cet exemple, notre équipe par défaut représentera le niveau national, capable de visualiser tous les écrans de notre entreprise. Ils seront également responsables de l'ajout de nouveaux écrans et de leur déplacement entre les équipes au besoin.
Pour continuer, cliquez sur Ajouter une équipe.
L'écran suivant apparaîtra :
Ici, nous avons nommé l'équipe d'après la région, qui gérera tous les écrans de la région. Nous avons également écrit une courte description de l'objectif de l'équipe. Nous configurerons la "Limite du nombre d'écrans" plus tard, une fois tous nos écrans configurés.
| REMARQUE IMPORTANTE |
| Il n'existe pas de "Sous-équipes" dans OptiSigns. Bien qu'il soit possible de donner aux gestionnaires régionaux (dans notre exemple) l'accès à tous les écrans ou contenus sous leur responsabilité, ils NE POURRONT PAS gérer leurs utilisateurs de la même manière. Cela ne peut être fait que par les super administrateurs, qui peuvent gérer les utilisateurs à travers les équipes. Configurez vos équipes en conséquence. |
Nous allons maintenant créer toutes nos équipes. Une configuration de base pourrait ressembler à ceci :
Un mot sur les rôles utilisateur avant de continuer :
- Propriétaire / Super Admin - Ont un accès complet à toutes les équipes. Peuvent créer des équipes et accéder à la facturation. Capables d'inviter des utilisateurs aux équipes, de gérer tous les écrans et de réinitialiser les mots de passe à travers plusieurs équipes.
- Admin - A un accès complet à une équipe individuelle. Peut inviter des utilisateurs à l'équipe, gérer le nombre d'écrans disponibles par équipe et réinitialiser les mots de passe pour d'autres utilisateurs.
- Utilisateur - Peut créer, modifier et supprimer tout le contenu dans les dossiers auxquels il a accès. Peut ajouter ou supprimer des écrans.
Les autres, nous n'avons pas besoin de nous en préoccuper pour cet exemple. Pour en savoir plus sur les rôles utilisateur, consultez notre article sur la Gestion des rôles utilisateur.
Pour cet exemple, nous avons donné l'accès Admin à tous nos gestionnaires régionaux et locaux, ainsi qu'au gestionnaire du magasin. Un utilisateur a été ajouté au magasin également, qui pourra ajouter du contenu et modifier les écrans uniquement dans ce magasin.
| REMARQUE |
| Si vous prévoyez d'ajouter des utilisateurs à la plateforme via SSO, vous pouvez ignorer cette étape. Nous avons créé les utilisateurs ci-dessus à des fins de démonstration. |
Enfin, rafraîchissez votre navigateur. Vous devrez le faire avant l'étape suivante.
Configurer la sécurité au niveau des dossiers
Maintenant que nous avons créé nos équipes, il est temps de configurer la sécurité au niveau des dossiers. Nous ne voulons accorder l'accès qu'aux écrans que les utilisateurs de l'équipe utiliseront réellement, et pas plus.
Pour ce faire, allez dans votre onglet Écrans. Trouvez le dossier pour lequel vous voulez définir les permissions. Dans ce cas, nous commencerons par le dossier Pacifique en haut de la structure. Cliquez sur les Trois points → Modifier les permissions :
L'écran Modifier la sécurité apparaîtra. Cliquez sous où il est écrit "Tout le monde dans cette équipe" et une liste d'équipes apparaîtra. Dans notre exemple, nous choisirons l'équipe Région Pacifique.
Maintenant, seules l'équipe Région Pacifique et l'équipe par défaut auront accès à ce dossier. Vous pouvez également choisir de rendre ce dossier et ses sous-dossiers Modifiables ou en Lecture seule :
Tous les dossiers créés dans un dossier hériteront automatiquement de ses permissions. Cependant, si vous avez déjà créé un dossier puis changé les permissions du dossier parent, ces dossiers enfants ne les hériteront pas.
Exemple complet de sécurité au niveau des dossiers
OptiSigns utilise une configuration descendante, ce qui signifie que les dossiers de niveau le plus élevé nécessiteront le plus d'équipes avec des permissions.
Pour illustrer cela, revenons à notre exemple. Voici une configuration imbriquée partielle :
Chaque couche nécessitera de moins en moins de permissions. Par exemple, voici la structure de permissions que nous voudrions pour le dossier Pacifique :
Notez comment chaque équipe opérant dans la région a des permissions pour ce dossier.
Plus nous allons profondément dans l'imbrication, plus nous pouvons éliminer les équipes qui n'ont pas besoin de certaines permissions. Par exemple, voici les équipes nécessitant les permissions du dossier Californie :
Remarquez comment nous avons filtré les autres équipes au niveau de l'état. Cela signifie que les membres des équipes de l'Oregon ou de Washington pourront entrer dans le dossier Pacifique, mais ne verraient même pas celui de la Californie.
En allant plus loin, voici les permissions au niveau ville/comté que nous voudrions sur le dossier Los Angeles :
Ici, nous avons filtré Eagle Mountain (l'autre équipe au niveau de la ville que nous avons configurée), mais conservé toutes les équipes correspondant aux emplacements de magasins de la région de Los Angeles. Descendre au dossier Cosmos Space Center complètera le tableau :
Tous les autres emplacements de magasins ont été filtrés. Si nous devions regarder un autre emplacement de magasin, nous échangerions l'équipe Cosmos Space Center pour l'équipe correspondant à ce magasin. De cette façon, les personnes assignées aux équipes de niveau le plus bas n'auront accès qu'au seul dossier qui leur est applicable, mais les membres des équipes de "niveau supérieur" pourront voir tous les magasins dans leur niveau respectif.
| REMARQUE |
| Une autre option : il est possible de restreindre l'accès aux dossiers aux utilisateurs au sein de l'équipe par défaut. C'est une bonne option si vous voulez que vos gestionnaires régionaux aient plus d'accès. |
Cela peut être appliqué à travers OptiSigns, et il est possible de créer une imbrication similaire dans les zones Fichiers/Ressources, Listes de lecture et Horaires du portail :
Pour simplifier, nous recommandons de reproduire la même configuration dans chacune de ces zones. De cette façon, les équipes de niveau supérieur peuvent partager du contenu, des listes de lecture ou des horaires avec de nombreuses équipes de niveau inférieur, mais les équipes de niveau inférieur ne peuvent pas partager entre elles.
Enfin, lors de la création d'un nouveau dossier, ces permissions peuvent être définies en cliquant sur le bouton Avancé :
Image de marque et application des directives de marque (facultatif)
Il y a deux parties pour appliquer les directives de marque dans OptiSigns : créer un portail de marque et appliquer les directives de marque sur le contenu créé.
Nous avons des articles sur chacun de ces sujets qui les explorent plus en détail :
Une fois configuré, vous êtes prêt à inviter des utilisateurs.
Ajouter des utilisateurs : Via SSO ou directement via OptiSigns
Pour ajouter des utilisateurs via OptiSigns, retournez où vous avez créé les équipes. Vous pouvez Ajouter ou Inviter des utilisateurs à partir d'ici. Consultez Gestion des rôles utilisateur pour plus d'informations.
Cependant, pour notre exemple, notre chaîne de restaurants hypothétique souhaite appliquer le SSO via SAML.
Pour ce faire, allez dans notre section SSO & SAML et suivez l'article approprié. Nous recommandons fortement de lire notre article sur les bonnes pratiques SAML également.
C'est tout !
OptiSigns est le leader en logiciel d'affichage dynamique. Si vous avez des questions supplémentaires, des préoccupations ou des commentaires concernant OptiSigns, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support à support@optisigns.com.