En este artículo, compartiremos algunas mejores prácticas para configurar su portal de OptiSigns si tiene muchas pantallas y múltiples ubicaciones.
- Identificación de la Necesidad
- Organización de Carpetas y Pantallas
- Creación de Equipos
- Configurar Seguridad a Nivel de Carpeta
- Branding y Aplicación de Directrices de Marca (Opcional)
- Añadir Usuarios a través de SAML SSO, o Directamente a Través de OptiSigns
Usando OptiSigns, es posible crear una configuración sofisticada para su portal de OptiSigns para gestionar usuarios, permisos y pantallas. Configurar de forma segura el portal de OptiSigns según sus necesidades durante el proceso inicial de incorporación puede ahorrar tiempo y prevenir problemas en el futuro.
| NOTA |
| Estas opciones de Gestión de Usuarios discutidas aquí solo están disponibles para suscriptores Pro Plus o superiores. |
Aquí, proporcionaremos un ejemplo práctico de cómo una cadena de restaurantes podría usar OptiSigns. En el transcurso de este artículo:
- Crearemos una red de carpetas para organizar nuestras pantallas según la ubicación;
- Trabajaremos con la función de Equipos para crear la estructura organizacional de usuarios apropiada;
- Usaremos la Seguridad a Nivel de Carpeta para restringir a ciertos usuarios según su equipo;
- Crearemos Personalización de Marca para el portal de OptiSigns, y Aplicaremos Directrices de Marca en todos sus equipos
- Integraremos el acceso a OptiSigns en una estructura corporativa de SSO
| IMPORTANTE |
| Este artículo se aplica a Propietarios de Cuenta y Súper Administradores. Los pasos descritos aquí no pueden ser realizados por nadie con permisos inferiores (Administrador, Usuario, etc.). |
Identificación de la Necesidad
El primer paso para organizar su portal es conocer qué tipo de estructura de gestión desea implementar para su señalización digital.
¿Desea una solución gestionada centralmente, donde los usuarios finales no tengan control o tengan control limitado sobre el contenido de sus señales? ¿Desea un gran número de usuarios finales funcionando independientemente, con control total sobre su contenido? ¿Desea algo intermedio? Identificar cómo desea que los usuarios de su cuenta interactúen con la plataforma es el primer paso en este proceso, y será crítico para la configuración.
En este ejemplo, usaremos un sistema gestionado centralmente, pero con cierto grado de control local. Queremos:
- Organización de pantallas que refleje nuestra estructura corporativa
- Que los usuarios finales puedan gestionar sus propias pantallas y cargar su propio contenido
- Proporcionar contenido para todos nuestros usuarios finales que están obligados a mostrar (es decir, promociones a gran escala, exhibiciones de identidad de marca, etc.).
- Para esto, asumiremos varios niveles de gestión. Por ejemplo, puede tener promociones nacionales, regionales o locales. Es posible que no desee que una promoción dirigida a Boston aparezca en Dallas, por ejemplo.
- Hacer cumplir las directrices de marca
Con nuestras necesidades identificadas, podemos comenzar.
Organización de Carpetas y Pantallas
La forma en que elija organizar sus pantallas dependerá de sus necesidades, pero hay muchas formas de hacerlo.
En nuestro ejemplo, nos enfocaremos en la ubicación. Esta es la forma más común en que hemos visto a nuestros clientes configurar OptiSigns. Dicho esto, puede organizar de la forma que mejor funcione para usted.
Para nuestra hipotética cadena de restaurantes o tienda minorista, crearemos una estructura de carpetas internas para reflejar la estructura organizacional corporativa. Así que, en este caso, eso es Región → Estado → Ciudad/Sub-región → Ubicación/Número de Tienda. Crearemos subcarpetas anidadas correspondientes a estos valores. Cuando esté configurado, se verá así:
Nivel Superior:
Nivel de Pantalla:
Observe el nivel de anidamiento que hemos configurado. ¿La razón de esto? A cada una de estas carpetas se le pueden otorgar diferentes niveles de permisos. Lo configuraremos pronto.
Para el resto de este ejemplo, nos enfocaremos en una sola tienda: el Cosmos Space Center, con el siguiente anidamiento:
-
Pacífico - Región
-
California - Estado
-
Los Angeles - Ciudad/Sub-región
-
Cosmos Space Center - Ubicación de Tienda
- Las pantallas en esta ubicación se colocarán en esta carpeta.
-
Cosmos Space Center - Ubicación de Tienda
-
Los Angeles - Ciudad/Sub-región
-
California - Estado
Queremos asegurarnos de que solo los usuarios apropiados puedan acceder a las pantallas y contenido de esta ubicación. También queremos asegurarnos de que cualquier gerente local, estatal o regional pueda proporcionar contenido según sea necesario.
Creación de Equipos
Antes de poder hacer eso, necesitaremos configurar nuestros Equipos. Los Equipos actúan como un contenedor donde los usuarios pueden ser asignados según el nivel de permisos que queramos que tengan. Con nuestras carpetas configuradas, resulta más fácil ver qué Equipos querremos crear, pero también puede comenzar con este paso y configurar las carpetas más tarde. Para más información, consulte nuestro artículo sobre Equipos y Niveles de Seguridad.
En este ejemplo, querremos crear un Equipo para cada ubicación de tienda. Además, querremos configurar un Equipo para cualquier gerente de la Ciudad/Subregión de Los Angeles; estado de California; y Región Pacífica. Luego usaremos permisos de Carpeta para restringir el acceso a cada carpeta anidada al Equipo apropiado. Al hacer esto, solo el Propietario de la Cuenta y los Súper Administradores tendrán acceso a la estructura completa.
| NOTA IMPORTANTE |
| Para una mayor centralización, puede eliminar Equipos en varios niveles. Si desea un sistema 100% gestionado centralmente sin entrada fuera de su departamento de TI, puede omitir este paso por completo. OptiSigns es extremadamente flexible y puede configurarse para cualquier estructura que desee. |
Para comenzar, vaya a Miembros de la Cuenta bajo su perfil de usuario.
Verá el Equipo Predeterminado, que por ahora solo debería consistir en el Propietario de la Cuenta. El Equipo Predeterminado generalmente se reserva para la gestión central, y las personas dentro de este equipo podrán ver toda la estructura organizacional. En este ejemplo, nuestro Equipo Predeterminado representará el nivel nacional, capaz de ver todas las pantallas en toda nuestra empresa. También serán responsables de agregar nuevas pantallas y moverlas entre equipos según sea necesario.
Para continuar, haga clic en Añadir Equipo.
Aparecerá la siguiente pantalla:
Aquí, hemos nombrado al equipo según la región, que gestionará todas las pantallas de la región. También hemos escrito una breve descripción del propósito del equipo. Configuraremos el "Límite de número de pantallas" más adelante, una vez que todas nuestras pantallas estén configuradas.
| NOTA IMPORTANTE |
| No existen los "Sub-Equipos" en OptiSigns. Si bien es posible proporcionar a los gerentes regionales (en nuestro ejemplo) acceso a todas las pantallas o contenido bajo su competencia, NO podrán gestionar a sus usuarios de la misma manera. Esto solo pueden hacerlo los Súper Administradores, quienes pueden gestionar Usuarios entre equipos. Configure sus equipos en consecuencia. |
Ahora procederemos a crear todos nuestros Equipos. Una configuración básica podría verse así:
Un poco sobre los Roles de Usuario antes de continuar:
- Propietario / Súper Admin - Tienen acceso completo a todos los equipos. Pueden crear equipos y acceder a la facturación. Son capaces de invitar usuarios a equipos, gestionar todas las pantallas y restablecer contraseñas en múltiples equipos.
- Admin - Tiene acceso completo a un equipo individual. Puede invitar usuarios al equipo, gestionar el número de pantallas disponibles por equipo y restablecer contraseñas para otros usuarios.
- Usuario - Puede crear, editar y eliminar todo el contenido dentro de las carpetas a las que tiene acceso. Puede añadir o eliminar pantallas.
Los demás, no necesitamos preocuparnos por ellos para este ejemplo. Para más información sobre los Roles de Usuario, consulte nuestro artículo sobre Gestión de Roles de Usuario.
Para este ejemplo, hemos dado acceso de Admin a todos nuestros gerentes regionales y locales, así como al gerente de la tienda. También se ha añadido un Usuario a la tienda, quien podrá agregar contenido y editar las pantallas solo dentro de esa tienda.
| NOTA |
| Si planea agregar Usuarios a la plataforma a través de SSO, puede omitir este paso. Hemos creado los usuarios anteriores con fines de demostración. |
Finalmente, Actualice su navegador. Necesitará hacer esto antes del siguiente paso.
Configurar Seguridad a Nivel de Carpeta
Ahora que hemos creado nuestros Equipos, es momento de configurar la seguridad a Nivel de Carpeta. Solo queremos otorgar acceso a las pantallas que los usuarios del Equipo realmente usarán, y no más.
Para hacer esto, vaya a la pestaña Pantallas. Encuentre la Carpeta para la que desea establecer permisos. En este caso, comenzaremos con la carpeta Pacífico en la parte superior de la estructura. Haga clic en los Tres Puntos → Cambiar Permisos:
Aparecerá la pantalla Cambiar Seguridad. Haga clic debajo de donde dice "Todos en este equipo" y aparecerá una lista de Equipos. En nuestro ejemplo, elegiremos el equipo Región Pacífica.
Ahora solo el Equipo de la Región Pacífica y el Equipo Predeterminado tendrán acceso a esta carpeta. También puede elegir si hacer que esta Carpeta y sus subcarpetas sean Editables o Solo de Visualización:
Cualquier carpeta creada dentro de una carpeta heredará automáticamente sus permisos. Sin embargo, si ya ha creado una carpeta y luego cambia los permisos de la carpeta principal, esas carpetas secundarias no los heredarán.
Ejemplo Completo de Seguridad a Nivel de Carpeta
OptiSigns utiliza una configuración de arriba hacia abajo, lo que significa que las carpetas de nivel más alto necesitarán más Equipos con permisos.
Para ilustrar esto, volvamos a nuestro ejemplo. Aquí hay una configuración anidada parcial:
Cada capa requerirá cada vez menos permisos. Por ejemplo, aquí está la estructura de permisos que desearíamos para la carpeta Pacífico:
Observe cómo cada Equipo que opera en la región tiene permisos para esta carpeta.
A medida que profundizamos en el anidamiento, podemos eliminar equipos que no necesitan ciertos permisos. Por ejemplo, aquí están los Equipos que necesitan permisos de la carpeta California:
Observe cómo hemos filtrado los otros equipos a nivel estatal. Esto significa que los miembros de los equipos de Oregon o Washington podrán entrar en la carpeta Pacífico, pero ni siquiera verían la de California.
Avanzando un paso más, aquí están los permisos a nivel de Ciudad/Condado que querríamos en la carpeta Los Angeles:
Aquí, hemos filtrado Eagle Mountain (el otro equipo a nivel de ciudad que hemos configurado), pero mantuvimos todos los equipos correspondientes a las ubicaciones de tiendas del área de Los Angeles. Bajar a la carpeta Cosmos Space Center completará la imagen:
Todas las demás ubicaciones de tiendas han sido filtradas. Si miráramos otra ubicación de tienda, cambiaríamos el equipo Cosmos Space Center por el equipo correspondiente a esa tienda. De esta manera, las personas asignadas a los equipos de nivel más bajo solo tendrán acceso a la única carpeta que les corresponde, pero los miembros de los equipos de "nivel superior" podrán ver todas las tiendas en su nivel respectivo.
| NOTA |
| Otra opción: es posible restringir el acceso a carpetas a usuarios dentro del Equipo Predeterminado. Esta es una buena opción si desea que sus gerentes regionales tengan más acceso. |
Esto se puede aplicar en todo OptiSigns, y es posible crear un anidamiento similar dentro del área de Archivos/Activos, Listas de Reproducción y Programaciones del Portal:
Para simplificar, recomendamos reflejar la misma configuración en cada una de estas áreas. De esta manera, los equipos de nivel superior pueden compartir contenido, listas de reproducción o programaciones con muchos equipos de nivel inferior, pero los equipos de nivel inferior no pueden compartir entre ellos.
Por último, al crear una Nueva Carpeta, estos permisos se pueden establecer haciendo clic en el botón Avanzado:
Branding y Aplicación de Directrices de Marca (Opcional)
Hay dos partes para hacer cumplir las directrices de marca en OptiSigns: crear un portal de marca y hacer cumplir las directrices de marca en el contenido creado.
Tenemos artículos sobre cada uno de estos temas que los exploran con más detalle:
Una vez configurado, está listo para invitar usuarios.
Añadir Usuarios: A través de SSO, o Directamente a través de OptiSigns
Para agregar usuarios a través de OptiSigns, vuelva a donde creó los Equipos. Puede Añadir o Invitar usuarios desde aquí. Consulte Gestión de Roles de Usuario para más información.
Sin embargo, para nuestro ejemplo, nuestra cadena de restaurantes hipotética quiere aplicar SSO a través de SAML.
Para hacer esto, vaya a nuestra sección SSO y SAML y siga el artículo apropiado. Recomendamos encarecidamente leer nuestro artículo de mejores prácticas de SAML también.
¡Eso es todo!
OptiSigns es el líder en software de señalización digital. Si tiene preguntas adicionales, inquietudes o cualquier comentario sobre OptiSigns, no dude en comunicarse con nuestro equipo de soporte en support@optisigns.com.