In diesem Artikel teilen wir einige Best Practices für die Einrichtung Ihres OptiSigns-Portals, wenn Sie viele Bildschirme und mehrere Standorte haben.
- Bedarfsermittlung
- Ordner- und Bildschirmorganisation
- Teams erstellen
- Sicherheit auf Ordnerebene einrichten
- Branding und Durchsetzung von Markenrichtlinien (Optional)
- Benutzer über SAML SSO oder direkt über OptiSigns hinzufügen
Mit OptiSigns ist es möglich, eine ausgefeilte Konfiguration für Ihr OptiSigns-Portal zu erstellen, um Benutzer, Berechtigungen und Bildschirme zu verwalten. Die sichere Konfiguration des OptiSigns-Portals nach Ihren Bedürfnissen während des anfänglichen Onboarding-Prozesses kann Zeit sparen und Probleme in der Zukunft vermeiden.
| HINWEIS |
| Die hier besprochenen Benutzerverwaltungsoptionen sind nur für Pro Plus-Abonnenten oder höher verfügbar. |
Hier zeigen wir ein praktisches Beispiel, wie eine Restaurantkette OptiSigns nutzen könnte. Im Verlauf dieses Artikels werden wir:
- Ein Netzwerk von Ordnern erstellen, um unsere Bildschirme nach Standort zu organisieren;
- Mit der Teams-Funktion arbeiten, um die geeignete Benutzerorganisationsstruktur zu erstellen;
- Sicherheit auf Ordnerebene verwenden, um den Zugriff für bestimmte Benutzer basierend auf ihrem Team einzuschränken;
- Benutzerdefiniertes Branding für das OptiSigns-Portal erstellen und Markenrichtlinien durchsetzen über Ihre Teams hinweg
- OptiSigns-Zugang in eine Unternehmens-SSO-Struktur integrieren
| WICHTIG |
| Dieser Artikel gilt für Account-Eigentümer und Super-Administratoren. Die hier beschriebenen Schritte können nicht von Personen mit niedrigeren Berechtigungen (Admin, Benutzer usw.) durchgeführt werden. |
Bedarfsermittlung
Der erste Schritt zur Organisation Ihres Portals besteht darin, zu wissen, welche Art von Verwaltungsstruktur Sie für Ihre Digital Signage einrichten möchten.
Möchten Sie eine zentral verwaltete Lösung, bei der die Endbenutzer keine oder nur begrenzte Kontrolle über die Inhalte für ihre Bildschirme haben? Möchten Sie eine große Anzahl unabhängig agierender Endbenutzer mit vollständiger Kontrolle über ihre Inhalte? Oder möchten Sie etwas dazwischen? Die Identifizierung, wie Ihre Kontobenutzer mit der Plattform interagieren sollen, ist der erste Schritt in diesem Prozess und wird für die Einrichtung entscheidend sein.
In diesem Beispiel verwenden wir ein zentral verwaltetes System, jedoch mit einem gewissen Grad an lokaler Kontrolle. Wir möchten:
- Die Organisation der Bildschirme soll unsere Unternehmensstruktur widerspiegeln
- Endbenutzer sollen ihre eigenen Bildschirme verwalten und eigene Inhalte hochladen können
- Allen unseren Endbenutzern Inhalte zur Verfügung stellen, die sie anzeigen müssen (z. B. großangelegte Werbeaktionen, Markenidentitätsanzeigen usw.).
- Hierfür nehmen wir mehrere Verwaltungsebenen an. Beispielsweise könnten Sie nationale, regionale oder lokale Werbeaktionen haben. Sie möchten möglicherweise nicht, dass eine auf Boston ausgerichtete Werbeaktion in Dallas erscheint.
- Markenrichtlinien durchsetzen
Nachdem wir unsere Bedürfnisse identifiziert haben, können wir beginnen.
Ordner- und Bildschirmorganisation
Wie Sie Ihre Bildschirme organisieren möchten, hängt von Ihren Bedürfnissen ab, aber es gibt viele Möglichkeiten, dies zu tun.
In unserem Beispiel konzentrieren wir uns auf den Standort. Dies ist die bei weitem häufigste Art, wie wir gesehen haben, dass unsere Kunden OptiSigns einrichten. Sie können jedoch so organisieren, wie es für Sie am besten funktioniert.
Für unsere hypothetische Restaurantkette oder unser Einzelhandelsgeschäft erstellen wir eine interne Ordnerstruktur, die die Unternehmensorganisationsstruktur widerspiegelt. In diesem Fall ist das Region → Bundesstaat → Stadt/Unterregion → Filialstandort/Nummer. Wir erstellen verschachtelte Unterordner, die diesen Werten entsprechen. Wenn es eingerichtet ist, sieht es etwa so aus:
Oberste Ebene:
Bildschirmebene:
Beachten Sie die Verschachtelungsebene, die wir eingerichtet haben. Der Grund dafür? Jedem dieser Ordner können unterschiedliche Berechtigungsebenen gewährt werden. Wir werden das bald einrichten.
Für den Rest dieses Beispiels konzentrieren wir uns auf eine einzelne Filiale: das Cosmos Space Center, mit folgender Verschachtelung:
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Pacific - Region
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California - Bundesstaat
-
Los Angeles - Stadt/Unterregion
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Cosmos Space Center - Filialstandort
- Bildschirme an diesem Standort werden in diesem Ordner platziert.
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Cosmos Space Center - Filialstandort
-
Los Angeles - Stadt/Unterregion
-
California - Bundesstaat
Wir möchten sicherstellen, dass nur die richtigen Benutzer auf die Bildschirme und Inhalte für diesen Standort zugreifen können. Wir möchten auch sicherstellen, dass alle lokalen, staatlichen oder regionalen Manager bei Bedarf Inhalte bereitstellen können.
Teams erstellen
Bevor wir das tun können, müssen wir unsere Teams einrichten. Teams fungieren wie ein Container, in dem Benutzer basierend auf der gewünschten Berechtigungsebene zugewiesen werden können. Mit unseren eingerichteten Ordnern wird es einfacher zu sehen, welche Teams wir erstellen möchten, aber Sie können auch mit diesem Schritt beginnen und die Ordner später einrichten. Weitere Informationen finden Sie in unserem Artikel über Teams und Sicherheitsstufen.
In diesem Beispiel möchten wir ein Team für jeden Filialstandort erstellen. Darüber hinaus möchten wir ein Team für alle Manager der Stadt/Unterregion Los Angeles, des Bundesstaates Kalifornien und der Region Pacific einrichten. Wir verwenden dann Ordnerberechtigungen, um den Zugriff auf jeden verschachtelten Ordner auf das entsprechende Team zu beschränken. Auf diese Weise haben nur der Account-Eigentümer und die Super-Administratoren Zugriff auf die vollständige Struktur.
| WICHTIGER HINWEIS |
| Für eine erhöhte Zentralisierung können Sie Teams auf verschiedenen Ebenen entfernen. Wenn Sie ein zu 100% zentral verwaltetes System ohne Eingaben außerhalb Ihrer IT-Abteilung wünschen, können Sie diesen Schritt vollständig überspringen. OptiSigns ist äußerst flexibel und kann für jede gewünschte Struktur konfiguriert werden. |
Um zu beginnen, gehen Sie zu Account-Mitglieder unter Ihrem Benutzerprofil.
Sie sehen das Standard-Team, das vorerst nur aus dem Account-Eigentümer bestehen sollte. Das Standard-Team ist normalerweise für die zentrale Verwaltung reserviert, und Personen in diesem Team können die gesamte Organisationsstruktur sehen. In diesem Beispiel repräsentiert unser Standard-Team die nationale Ebene und kann alle Bildschirme in unserem Unternehmen anzeigen. Sie sind auch dafür verantwortlich, neue Bildschirme hinzuzufügen und sie bei Bedarf zwischen Teams zu verschieben.
Um fortzufahren, klicken Sie auf Team hinzufügen.
Der folgende Bildschirm wird angezeigt:
Hier haben wir das Team nach der Region benannt, die alle Bildschirme in der Region verwalten wird. Wir haben auch eine kurze Beschreibung des Teamzwecks verfasst. Wir werden das "Limit für die Anzahl der Bildschirme" später einrichten, sobald alle unsere Bildschirme eingerichtet sind.
| WICHTIGER HINWEIS |
| Es gibt keine "Unter-Teams" in OptiSigns. Während es möglich ist, regionalen Managern (in unserem Beispiel) Zugriff auf alle Bildschirme oder Inhalte in ihrem Zuständigkeitsbereich zu gewähren, werden sie NICHT in der Lage sein, ihre Benutzer entsprechend zu verwalten. Dies kann nur von Super-Administratoren durchgeführt werden, die Benutzer teamübergreifend verwalten können. Richten Sie Ihre Teams entsprechend ein. |
Jetzt fahren wir fort, alle unsere Teams zu erstellen. Eine grundlegende Einrichtung könnte etwa so aussehen:
Ein wenig zu den Benutzerrollen, bevor wir fortfahren:
- Eigentümer / Super Admin - Haben vollen Zugriff auf alle Teams. Können Teams erstellen und auf die Abrechnung zugreifen. Können Benutzer zu Teams einladen, alle Bildschirme verwalten und Passwörter über mehrere Teams hinweg zurücksetzen.
- Admin - Hat vollen Zugriff auf ein einzelnes Team. Kann Benutzer zum Team einladen, die Anzahl der verfügbaren Bildschirme pro Team verwalten und Passwörter für andere Benutzer zurücksetzen.
- Benutzer - Kann alle Inhalte innerhalb der Ordner, auf die er Zugriff hat, erstellen, bearbeiten und löschen. Kann Bildschirme hinzufügen oder entfernen.
Die anderen brauchen wir für dieses Beispiel nicht zu berücksichtigen. Weitere Informationen zu Benutzerrollen finden Sie in unserem Artikel über Verwaltung von Benutzerrollen.
Für dieses Beispiel haben wir allen unseren regionalen und lokalen Managern sowie dem Filialleiter Admin-Zugriff gewährt. Ein Benutzer wurde der Filiale ebenfalls hinzugefügt, der nur innerhalb dieser Filiale Inhalte hinzufügen und die Bildschirme bearbeiten kann.
| HINWEIS |
| Wenn Sie planen, Benutzer über SSO zur Plattform hinzuzufügen, können Sie diesen Schritt überspringen. Wir haben die obigen Benutzer zu Demonstrationszwecken erstellt. |
Schließlich aktualisieren Sie Ihren Browser. Sie müssen dies vor dem nächsten Schritt tun.
Sicherheit auf Ordnerebene einrichten
Nachdem wir unsere Teams erstellt haben, ist es an der Zeit, die Sicherheit auf Ordnerebene einzurichten. Wir möchten nur Zugriff auf Bildschirme gewähren, die die Benutzer im Team tatsächlich verwenden werden, und nicht mehr.
Gehen Sie dazu zu Ihrer Registerkarte Bildschirme. Suchen Sie den Ordner, für den Sie Berechtigungen festlegen möchten. In diesem Fall beginnen wir mit dem Pacific-Ordner oben in der Struktur. Klicken Sie auf die Drei Punkte → Berechtigungen ändern:
Der Bildschirm Sicherheit ändern wird angezeigt. Klicken Sie unter "Jeder in diesem Team", und eine Liste von Teams wird angezeigt. In unserem Beispiel wählen wir das Team Pacific Region.
Jetzt haben nur das Pacific Region Team und das Standard-Team Zugriff auf diesen Ordner. Sie können auch wählen, ob dieser Ordner und seine Unterordner bearbeitbar oder schreibgeschützt sein sollen:
Alle Ordner, die innerhalb eines Ordners erstellt werden, erben automatisch seine Berechtigungen. Wenn Sie jedoch bereits einen Ordner erstellt haben und dann die Berechtigungen des übergeordneten Ordners ändern, erben diese untergeordneten Ordner diese nicht.
Vollständiges Beispiel für Sicherheit auf Ordnerebene
OptiSigns verwendet eine Top-Down-Einrichtung, was bedeutet, dass die Ordner auf der höchsten Ebene die meisten Teams mit Berechtigungen benötigen.
Um dies zu veranschaulichen, kehren wir zu unserem Beispiel zurück. Hier ist eine teilweise verschachtelte Einrichtung:
Jede Ebene erfordert immer weniger Berechtigungen. Hier ist beispielsweise die Berechtigungsstruktur, die wir für den Pacific-Ordner wünschen:
Beachten Sie, wie jedes Team, das in der Region tätig ist, Berechtigungen für diesen Ordner hat.
Wenn wir tiefer in die Verschachtelung gehen, können wir Teams eliminieren, die bestimmte Berechtigungen nicht benötigen. Hier sind beispielsweise die Teams, die California-Ordnerberechtigungen benötigen:
Beachten Sie, wie wir die anderen Teams auf Bundesstaatsebene herausgefiltert haben. Das bedeutet, dass Mitglieder der Teams Oregon oder Washington den Pacific-Ordner betreten können, aber den California-Ordner nicht einmal sehen würden.
Einen Schritt weiter: Hier sind die Berechtigungen auf Stadt-/Kreisebene, die wir für den Los Angeles-Ordner wünschen:
Hier haben wir Eagle Mountain (das andere Team auf Stadtebene, das wir eingerichtet haben) herausgefiltert, aber alle Teams beibehalten, die den Filialstandorten im Raum Los Angeles entsprechen. Der Übergang zum Cosmos Space Center-Ordner vervollständigt das Bild:
Alle anderen Filialstandorte wurden herausgefiltert. Wenn wir uns einen anderen Filialstandort ansehen würden, würden wir das Cosmos Space Center-Team gegen das Team austauschen, das dieser Filiale entspricht. Auf diese Weise haben die Personen, die den Teams der untersten Ebene zugewiesen sind, nur Zugriff auf den einzelnen Ordner, der für sie gilt, aber Mitglieder von Teams "höherer Ebene" können alle Filialen in ihrer jeweiligen Ebene sehen.
| HINWEIS |
| Eine weitere Option: Es ist möglich, den Ordnerzugriff auf Benutzer innerhalb des Standard-Teams zu beschränken. Dies ist eine gute Option, wenn Sie möchten, dass Ihre regionalen Manager mehr Zugriff haben. |
Dies kann in OptiSigns angewendet werden, und es ist möglich, eine ähnliche Verschachtelung in den Bereichen Dateien/Assets, Playlists und Zeitpläne des Portals zu erstellen:
Der Einfachheit halber empfehlen wir, die gleiche Einrichtung in jedem dieser Bereiche zu spiegeln. Auf diese Weise können Teams höherer Ebene Inhalte, Playlists oder Zeitpläne mit vielen Teams niedrigerer Ebene teilen, aber Teams niedrigerer Ebene können nicht untereinander teilen.
Schließlich können diese Berechtigungen beim Erstellen eines neuen Ordners festgelegt werden, indem Sie auf die Schaltfläche Erweitert klicken:
Branding und Durchsetzung von Markenrichtlinien (Optional)
Es gibt zwei Teile zur Durchsetzung von Markenrichtlinien in OptiSigns: die Erstellung eines gebrandeten Portals und die Durchsetzung von Markenrichtlinien bei erstellten Inhalten.
Wir haben Artikel zu jedem dieser Themen, die sie detaillierter behandeln:
Sobald konfiguriert, sind Sie bereit, Benutzer einzuladen.
Benutzer hinzufügen: Über SSO oder direkt über OptiSigns
Um Benutzer über OptiSigns hinzuzufügen, gehen Sie zurück zu dem Ort, an dem Sie die Teams erstellt haben. Sie können von hier aus Benutzer hinzufügen oder einladen. Siehe Verwaltung von Benutzerrollen für weitere Informationen.
Für unser Beispiel möchte unsere hypothetische Restaurantkette jedoch SSO über SAML durchsetzen.
Gehen Sie dazu zu unserem Abschnitt SSO & SAML und folgen Sie dem entsprechenden Artikel. Wir empfehlen dringend, auch unseren Artikel SAML Best Practices zu lesen.
Das ist alles!
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