Advanced Security: Managing User Roles

In diesem Artikel werden wir die Möglichkeit zur Verwaltung von Benutzerrollen in OptiSigns für verbesserte Sicherheit behandeln.

• Zugriff auf die Benutzerverwaltung
• Standard-Benutzerrollen
• Erstellen neuer Benutzerrollen
• Hinzufügen oder Einladen von Benutzern
• Verwalten von Benutzern

Mit OptiSigns ist es möglich, den Benutzerzugriff durch die Vergabe verschiedener Rollen zu steuern. Rollen können zugewiesen und benutzerdefinierte Rollen erstellt werden, um eine detailliertere Kontrolle der Benutzersicherheit zu ermöglichen. Beispielsweise möchten Sie vielleicht, dass jemand Inhalte beiträgt, aber keine neuen Bildschirme hinzufügt.

Zugriff auf die Benutzerverwaltung

Benutzerrollen können vom Kontoinhaber oder Super-Administrator verwaltet werden. Sie sind über die Registerkarte Kontomitglieder unter Ihrem Benutzerprofil zugänglich:

Sie sehen eine Liste von Benutzern und Teams. Standardmäßig ist nur der Inhaber (Super-Administrator) im Standard-Team vorhanden.

Von hier aus können Sie:

• Hinzufügen - Fügt Benutzer direkt hinzu.
• Einladen - Sendet Einladungen an Benutzer. Besonders hilfreich, wenn Ihr Unternehmen SSO verwendet.
• Rollen verwalten - Ermöglicht die Erstellung benutzerdefinierter Rollen und die Verwaltung erstellter Rollen
• Mitglieder verwalten - Steuert die Mitglieder innerhalb dieses Teams.

Weitere Informationen zu Teams finden Sie in unserem Artikel über Arbeiten mit Teams und Sicherheitsstufen. Wir werden nun unsere Diskussion über Benutzerrollen fortsetzen.

Standard-Benutzerrollen

Standardmäßig gibt es 6 Rollen:

• Inhaber (Super-Administrator) - Hat vollen Zugriff auf alle Teams. Kann Teams erstellen und auf die Abrechnung zugreifen. Kann Benutzer zu Teams einladen, alle Bildschirme verwalten und Passwörter über mehrere Teams hinweg zurücksetzen.
• Administrator - Hat vollen Zugriff auf ein einzelnes Team. Kann Benutzer zum Team einladen, die Anzahl der verfügbaren Bildschirme pro Team verwalten und Passwörter für andere Benutzer zurücksetzen.
• Benutzer - Kann alle Inhalte innerhalb der Ordner, auf die er Zugriff hat, erstellen, bearbeiten und löschen. Kann Bildschirme hinzufügen oder entfernen.
• Inhaltsvorschlag - Kann neue Dateien und Assets erstellen und Änderungen an Wiedergabelisten vorschlagen. Kann keine Bildschirme hinzufügen oder entfernen.
• Inhaltsgenehmigung - Ähnlich wie Benutzer, kann aber Inhaltsänderungsvorschläge überprüfen und genehmigen. Kann Bildschirme hinzufügen oder entfernen.
• Nur Lesen - Kann nur Ordner anzeigen, auf die er Zugriff hat.

So sehen die einzelnen Rollen in einem einzelnen Team aus:

Es ist auch möglich, benutzerdefinierte Rollen zu erstellen.

Erstellen neuer Benutzerrollen

Um eine benutzerdefinierte Rolle zu erstellen, klicken Sie auf die Schaltfläche Rollen verwalten:

Wenn Sie zum ersten Mal beginnen, haben Sie keine benutzerdefinierten Rollen erstellt. Um eine zu erstellen, klicken Sie auf Neue Rolle.

Sie sehen diesen etwas einschüchternden Bildschirm:

Der Name bezieht sich auf den Namen der Rolle (z.B. Administrator, Benutzer usw.). Die anderen Optionen steuern, auf welche Art von Zugriff die Rolle hat.

In diesem Beispiel erstellen wir eine benutzerdefinierte Rolle namens Designer. Wir möchten, dass der Designer Inhalte erstellen und hochladen kann, aber keinen Zugriff auf Bildschirme, Wiedergabelisten oder Zeitpläne hat. Diese Rolle würden wir für einen externen Auftragnehmer oder jemanden in Betracht ziehen, den wir als leichtes Sicherheitsrisiko ansehen.

Nachdem Sie der Rolle die entsprechenden Berechtigungen erteilt und sie benannt haben, klicken Sie auf Speichern.

Sie sehen nun eine Liste der verwalteten Rollen. In diesem Beispiel haben wir nur eine erstellt, aber wenn Sie weitere erstellen, werden alle hier angezeigt.

Rollenberechtigungen können einfach überprüft werden, indem Sie auf den kleinen Pfeil neben dem Rollennamen klicken:

Jetzt hat jeder Benutzer, dem diese Rolle zugewiesen wird, diese Berechtigungen.

Hinzufügen oder Einladen von Benutzern

Nachdem Sie die benutzerdefinierten Rollen erstellt haben, die Sie für Ihr Team möchten, müssen Sie ihnen tatsächlich Zugriff auf die OptiSigns-Plattform in ihrer zugewiesenen Rolle gewähren. Dies kann auf zwei Arten erfolgen:

1. Sie direkt zu OptiSigns hinzufügen
2. Sie per E-Mail einladen

Diese Benutzer können entweder als Einzelpersonen oder als Berufsbezeichnung innerhalb Ihres Unternehmens eingerichtet werden.

Um einen Benutzer direkt hinzuzufügen, klicken Sie auf die Schaltfläche Hinzufügen.

Sie sehen diesen Bildschirm. Hier können Sie Benutzerinformationen eingeben, einschließlich Vorname, Nachname, E-Mail und Rolle. Sie können automatisch ein Passwort generieren und es dem Benutzer ermöglichen, es nach der Anmeldung zu ändern.

Die Rollen können aus einem Dropdown-Menü ausgewählt werden. Die Optionen umfassen die 6 Standardrollen und alle benutzerdefinierten Rollen, die Sie erstellt haben.

Sobald die Informationen erfolgreich eingegeben wurden, sehen Sie eine Bestätigung:

Diese Anmeldedaten können direkt an eine E-Mail-Adresse gesendet werden.

Das Einladen von Benutzern ist ein sehr ähnlicher Prozess. Um zu beginnen, klicken Sie auf die Schaltfläche Einladen.

Der Unterschied besteht darin, dass die Kontoinformationen vom Endbenutzer eingerichtet werden müssen.

Dies ist besonders nützlich für SSO-Setups.

Wenn Sie Benutzer über SAML SSO hinzufügen möchten, lesen Sie bitte den Abschnitt SSO & SAML in unserer Wissensdatenbank.

Verwalten von Benutzern

Die Registerkarte Mitglieder verwalten ermöglicht es Ihnen, Benutzerrollen und Teams in Ihrem gesamten Konto schnell neu zuzuweisen.

Von hier aus können Sie Benutzer zu Teams hinzufügen oder aus ihnen entfernen und ihre Rollen schnell ändern. Standardmäßig werden nur Benutzer angezeigt, die ein Konto haben, aber nicht im aktuellen Team sind.

Wie Sie sehen können, haben wir die Option, unser zusätzliches Konto zu diesem Team hinzuzufügen und seine Rolle zu definieren. Neue Benutzer können auch von hier aus hinzugefügt oder eingeladen werden.

Wenn Sie alle Konten gleichzeitig verwalten möchten, klicken Sie auf Alle Mitglieder anzeigen.

Jetzt können diese Mitglieder aus diesem Team entfernt und ihre Benutzerberechtigungen geändert werden.

Das ist alles!

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