När det finns ett stort antal mallar och en komplex struktur av team/avdelningar kan det vara svårt att hantera mallar och dela dem med andra. Till exempel kan det finnas hundratals mallar med olika teman, där vissa endast ska vara tillgängliga för team A och andra ska vara tillgängliga för andra team. Hur hanterar man detta med OptiSigns?
Den rekommenderade metoden är att utnyttja mappstrukturen och mappbehörigheter för att organisera mallarna och hantera auktoriseringen.
Generellt sett består det huvudsakligen av 3 delar.
- Skapa en lämplig mapp-/undermappstruktur för att organisera mallarna, så att det blir lättare att navigera.
- Konfigurera behörigheterna för mappen så att den tilldelas rätt team. Eftersom mallen inte kan ändras bör mappen ställas in med endast "Visa"-behörighet.
- När andra använder mallen kommer de inte ha behörighet att spara och ändra mallen, utan de måste istället "spara som" på en annan plats där de har behörighet.
Här är ett exempel. "QR_Code_Template" finns under TemplateFolder / TemplateSubFolder. För att göra den endast visningsbar men inte ändringsbar av andra måste du ställa in mappbehörigheten till endast visning. I detta fall är mappen tillgänglig för Team 1. Så användare från Team1 kan öppna och använda mallen, men de kan inte ändra mallen och måste spara den på en annan plats där de har behörighet.
Att bestämma vem som ska ha behörighet kan hanteras genom mappbehörighetsinställningen. Eftersom detta används som en mall bör behörigheten vara endast visning för andra.
Mallen kommer att vara tillgänglig för användare från Team1.
Användarna kommer att kunna öppna mallen och göra ändringar, men när de försöker spara den kommer det att nekas på grund av behörigheter. Användare måste klicka på "Spara som" för att spara den på en plats där de har behörighet.
Användare kan spara den på en plats där de har redigeringsbehörighet genom att välja en mapp och klicka på knappen "Spara som".
Det var allt!
På detta sätt kan du utnyttja mappstrukturerna och behörigheterna för att hantera mallarna och dela dem mellan team.
Om du har några ytterligare frågor, funderingar eller feedback om OptiSigns är du välkommen att kontakta vårt supportteam på support@optisigns.com