Att göra det enkelt att dela spellistor och mappar med externa användare har blivit ett måste. Exklusivt för våra Pro Plus-planer och högre, öppnar denna funktion dörren till en mängd olika innehållsbidrag, omfattande bilder, videor och dokument – avgörande för att förbättra samarbetet.

Dessutom finns det flera övertygande användningsfall för denna funktion:

• Mediareklamföretag kan samarbeta med partnerplatser som läkarmottagningar, vilket effektiviserar arbetet med innehållsskapande utan behov av ytterligare registreringar eller inloggningar.
• Stora detaljhandelsvarumärken strävar efter att göra det möjligt för butiker att berika delade spellistor med lokaliserat innehåll.
• Utbildningsinstitutioner och kontor söker en strömlinjeformad lösning som ger lokala administratörer möjlighet att effektivt bidra med sitt eget innehåll.

I denna artikel kommer vi att guida dig om hur du sömlöst delar din spellista och/eller mapp med externa användare, vilket gör samarbetet till en barnlek.

Redo att komma igång? Då kör vi:

Hur du delar din spellista

Gå till Spellistor

Du kan skapa en ny spellista att dela eller dela en befintlig spellista

Markera rutan till höger om den valda spellistan

Klicka sedan på 'Dela länk'

I popup-fönstret, klicka på 'Skapa delningslänk'

Ange e-postadresserna till de externa användare du vill dela med och tryck 'Enter'.

Alternativ för delning av spellista

• Åtkomst - Bestäm hur du vill att din externa användare ska samarbeta med din spellista
  • Redigerare - Tillåter användare att lägga till, ta bort och ändra innehåll i den delade spellistan
  • Visare - Tillåter användare att visa innehållet i den delade spellistan
• Meddela via e-post - Låter dig skicka e-postmeddelanden till mottagare, informera dem om din avsikt att dela en spellista och ge bekväma åtkomstlänkar direkt i deras e-post.
• Hemlig kopia till mig själv - Du kan skicka en hemlig kopia till dig själv om du vill få en kopia av e-postmeddelandet i din egen inkorg utan att mottagaren vet om det.
• Meddelande - Du kan inkludera ett personligt meddelande för att komplettera det delade innehållet, ge ytterligare sammanhang, instruktioner eller relevant information för mottagarna.

Allmänna åtkomstalternativ

• Begränsad åtkomst: Endast specifika individer eller en definierad grupp personer får åtkomst till filen eller mappen.
• Åtkomst för dina kontomedlemmar: Begränsad till medlemmar av ditt OptiSigns-konto.
• Alla med länken har åtkomst: Alla som har den unika URL:en/länken kan komma åt innehållet utan att behöva specifik kontoautentisering.

Avancerade alternativ

• Aktivera åtkomstlösenord - Användare måste ange lösenordet för att öppna och visa innehållet; Förbättrar säkerheten genom att lägga till ett ytterligare lager av autentisering.
  • När det är aktiverat kan du antingen skriva in ditt anpassade lösenord eller klicka på 'Skapa lösenord' för att systemet ska generera ett lösenord.
  • Klicka på 'Uppdatera'
    • Lösenordet döljs automatiskt när popup-fönstret stängs. För att visa lösenordet, klicka på 'Visa lösenord'

• Aktivera utgångsdatum - Åtkomst till innehållet upphör automatiskt efter angivet datum och tid; Kontrollerar åtkomstvaraktighet, användbart för tidskänslig eller tillfällig delning.
  • När det är aktiverat kan du välja datum och tid när du vill att länken ska upphöra. Klicka på 'Tillämpa'

Klicka på 'Dela' när du är klar

Du kan också dela länken manuellt utan att skicka e-postmeddelanden genom att klicka på 'Kopiera länk'. Detta kopierar automatiskt länken till urklipp.

Om du inte längre vill dela spellistan kan du klicka på 'Sluta dela länk' för att återkalla eller återkalla åtkomsten till spellistan och dess innehåll.

Du har flexibiliteten att hantera den delade spellistan utan ansträngning, vilket gör att du sömlöst kan lägga till nya medarbetare, justera deras behörigheter eller ta bort åtkomst när det behövs.

Hur du delar din mapp

Att dela din mapp är en mycket liknande process som att dela din spellista, vilket gör det till en intuitiv och enkel upplevelse.

Gå till Filer/Tillgångar

Välj den mapp du vill dela

I det övre högra hörnet, klicka på de 3 punkterna

Klicka sedan på 'Dela länk'

I popup-fönstret, klicka på 'Skapa delningslänk'

Ange e-postadresserna till de externa användare du vill dela med och tryck 'Enter'.

OBS: Funktionerna, funktionaliteten och inställningarna för delning, allmän åtkomst och avancerade alternativ förblir konsekventa med de för att dela en spellista.

Det är allt!

Om du har ytterligare frågor, funderingar eller feedback om OptiSigns, tveka inte att kontakta vårt supportteam på support@optisigns.com