Quando há um grande número de templates e uma estrutura complexa de equipas/departamentos, como gerir templates e partilhá-los com outros pode ser difícil. Por exemplo, existem centenas de templates de diferentes temas, alguns devem estar disponíveis apenas para a equipa A e alguns devem estar disponíveis para outras equipas. Como deve isso ser gerido com o OptiSigns?
A abordagem recomendada é aproveitar a estrutura de pastas e permissões de pastas para organizar os templates e gerir a autorização.
Em geral, são principalmente 3 partes.
- Configurar a estrutura adequada de pastas/subpastas para organizar os templates, tornando mais fácil a navegação.
- Configurar as permissões na pasta para atribuí-la às equipas certas. Uma vez que o template não pode ser modificado, a pasta deve ser configurada apenas com permissão de "Visualizar".
- Quando outros utilizarem o template, não terão permissão para guardar e alterar o template, em vez disso, terão de "guardar como" noutro local onde tenham permissão.
Aqui está um exemplo. O "QR_Code_Template" está em TemplateFolder / TemplateSubFolder. Para torná-lo apenas visível mas não modificável por outros, precisará de definir a permissão da pasta para apenas visualização. Neste caso, a pasta está disponível para a Equipa 1. Assim, os utilizadores da Equipa1 podem abrir e usar o template, mas não podem modificar o template e têm de guardá-lo noutro local onde tenham permissão.
Determinar quem deve ter permissão pode ser gerido através da definição de permissão da pasta. Uma vez que isto é usado como um template, a permissão deve ser apenas de visualização por outros.
O template estará disponível para utilizadores da Equipa1.
Os utilizadores poderão abrir o template e fazer alterações, no entanto, quando tentarem guardá-lo, será recusado devido às permissões. Os utilizadores têm de clicar em "Guardar Como" para guardá-lo num local onde tenham permissão.
Os utilizadores podem guardá-lo num local onde tenham permissão de edição escolhendo uma pasta e clicando no botão "Guardar Como".
É tudo!
É assim que pode aproveitar as estruturas de pastas e permissões para gerir os templates e partilhá-los entre equipas.
Se tiver questões adicionais, preocupações ou qualquer feedback sobre o OptiSigns, não hesite em contactar a nossa equipa de suporte em support@optisigns.com