Wanneer er een groot aantal sjablonen is en een complexe structuur van teams/afdelingen, kan het beheren van sjablonen en het delen ervan met anderen lastig zijn. Bijvoorbeeld, er zijn honderden sjablonen met verschillende thema's, sommige mogen alleen beschikbaar zijn voor team A en sommige moeten beschikbaar zijn voor andere teams. Hoe moet dat worden beheerd met OptiSigns?
De aanbevolen aanpak is om gebruik te maken van de mapstructuur en mapmachtigingen om de sjablonen te organiseren en de autorisatie te beheren.
Over het algemeen bestaat dit uit 3 onderdelen.
- Stel de juiste map-/submapstructuur in om de sjablonen te organiseren, zodat het gemakkelijker is om te navigeren.
- Configureer de machtigingen op de map om deze toe te wijzen aan de juiste teams. Aangezien het sjabloon niet kan worden gewijzigd, moet de map worden ingesteld met alleen "Weergave" machtiging.
- Wanneer anderen het sjabloon gebruiken, hebben ze geen toestemming om het sjabloon op te slaan en te wijzigen. In plaats daarvan moeten ze "opslaan als" gebruiken op een andere locatie waar ze wel toestemming hebben.
Hier is een voorbeeld. De "QR_Code_Template" bevindt zich onder TemplateFolder / TemplateSubFolder. Om het alleen zichtbaar maar niet wijzigbaar te maken voor anderen, moet u de mapmachtiging instellen op alleen weergave. In dit geval is de map beschikbaar voor Team 1. Dus gebruikers van Team1 kunnen het sjabloon openen en gebruiken, maar ze kunnen het sjabloon niet wijzigen en moeten het opslaan op een andere locatie waar ze toestemming hebben.
Bepalen wie toestemming moet hebben kan worden beheerd via de instelling voor mapmachtigingen. Aangezien dit als sjabloon wordt gebruikt, moet de machtiging alleen weergave zijn voor anderen.
Het sjabloon zal beschikbaar zijn voor gebruikers van Team1.
De gebruikers kunnen het sjabloon openen en wijzigingen aanbrengen, maar wanneer ze proberen op te slaan, wordt dit geweigerd vanwege de machtigingen. Gebruikers moeten op "Opslaan als" klikken om het op te slaan op een locatie waar ze toestemming hebben.
Gebruikers kunnen het opslaan op een locatie waar ze bewerkingsmachtigingen hebben door een map te kiezen en op de knop "Opslaan als" te klikken.
Dat is alles!
Dit is hoe u de mapstructuren en machtigingen kunt gebruiken om de sjablonen te beheren en ze te delen tussen teams.
Als u aanvullende vragen, zorgen of feedback over OptiSigns heeft, neem dan gerust contact op met ons ondersteuningsteam via support@optisigns.com