Met OptiSigns Pro of Enterprise Plan kun je een Goedkeuringswerkstroom instellen zodat je het volgende kunt hebben:
1) Bijdragers in je organisatie die inhoud kunnen maken, uploaden en wijzigingen kunnen aanbrengen in Afspeellijsten
2) Vervolgens indienen bij Admin of Goedkeurder om te beoordelen & goed te keuren (e-mailmelding beschikbaar)
3) Zodra goedgekeurd, worden de wijzigingen onmiddellijk toegepast op je schermen
Om een voorbeeld te demonstreren, maken we 2 gebruikers aan:
- John de Indiener - die wat inhoud aan een afspeellijst toevoegt en ter goedkeuring indient
- Jane de Goedkeurder - die de wijzigingen van John beoordeelt en goedkeurt
Laten we beginnen:
Ga eerst naar de Account Leden pagina en voeg John toe met de rol Inhoud Voorstel en Jane met de rol Inhoud Goedkeuring.
Standaard zijn er 5 rollen in je Pro of Enterprise account.
- Admin: heeft volledige toegang tot het account, inclusief facturering.
- Gebruiker: kan alle inhoud, schermen voor de mappen waartoe ze toegang hebben maken, bewerken en verwijderen
- Inhoud Voorstel: kan nieuwe bestanden, assets maken en wijzigingen voorstellen aan afspeellijsten
- Inhoud Goedkeuring: zoals Gebruiker, maar heeft ook autoriteit om wijzigingsvoorstellen te beoordelen en goed te keuren
- Alleen Lezen: kan alleen bekijken waartoe ze toegang hebben
Kies de Inhoud Voorstel rol voor John.
En Inhoud Goedkeuring rol voor Jane.
Eenmaal toegevoegd heb je 2 gebruikers zoals hieronder.
Log in als John de Indiener en maak enkele wijzigingen aan een afspeellijst
Je ziet dat er zelfs een A|B weergave is om Origineel vs Voorgesteld te vergelijken.
Zodra de wijziging is aangebracht, klik op Indienen ter Goedkeuring.
John kan kiezen om een melding te sturen naar Alle Goedkeurders, of geselecteerde goedkeurders, in dit geval selecteren we Jane.
Opmerking: dit is alleen om te selecteren wie een melding krijgt, alle goedkeurders, admins kunnen nog steeds alle wijzigingsvoorstellen beoordelen en goedkeuren.
Nadat het voorstel is ingediend, kan John nog steeds de afspeellijst blijven wijzigen totdat Jane het goedkeurt. Zodra Jane goedkeurt, moet hij een nieuw voorstel indienen.
Voorstelmelding en Goedkeuringsproces:
Als Jane een e-mail heeft gekoppeld aan haar account, krijgt ze een e-mailmelding zoals hieronder.
Ze kan op de Beoordelen knop klikken om direct naar de Afspeellijst te gaan voor beoordeling.
Jane krijgt ook een melding wanneer ze inlogt op OptiSigns.
Door op het meldingsitem te klikken wordt ze naar de afspeellijst in dat voorstel gebracht.
Jane kan beoordelen en de wijziging Afwijzen of Goedkeuren.
Als er op Goedkeuren wordt geklikt, wordt de voorgestelde wijziging direct toegepast op de afspeellijst, en als er schermen zijn die deze afspeellijst afspelen, worden de schermen onmiddellijk bijgewerkt.
Jane kan ook meer wijzigingen aanbrengen, aanpassingen maken aan de Voorgestelde Afspeellijst voordat ze deze goedkeurt.
Als er op Afwijzen wordt geklikt, wordt de voorgestelde wijziging verwijderd. Let op dat je verwijderde wijzigingen niet kunt herstellen zodra ze zijn afgewezen, Jane wil mogelijk contact opnemen met John en in dat geval wijzigingen voorstellen.
Als Jane op vakantie ging, terugkwam en er veel goedkeuringen op haar wachten.
Ze kan naar de Goedkeuringsverzoeken pagina gaan om ze allemaal te bekijken.
Op de Goedkeuringsverzoeken pagina kunnen Jane of andere Admins, Goedkeurders alle openstaande goedkeuringen in het systeem zien (ongeacht wie ze heeft ingediend of aan wie ze zijn voorgelegd).
Jane kan in detail beoordelen door op Details Bekijken te klikken om naar de specifieke afspeellijst te gaan.
Of daar direct goedkeuren of afwijzen.
Deze pagina is ook nuttig als andere Admins, Goedkeurders voor Jane moeten waarnemen om wijzigingsvoorstellen te beoordelen wanneer Jane niet beschikbaar is.
Samenvatting:
Het idee is dat de Inhoud Indiener, bijdrager bestanden kan uploaden, nieuwe assets kan maken en wijzigingen aan afspeellijsten kan voorstellen.
Inhoud Indiener kan geen Schermen Bewerken, Assets Wijzigen, Planningen maken.
We willen het proces eenvoudig houden voor zowel de Indieners als Goedkeurders. Stel je voor dat een goedkeurder naar een wijziging in een asset moet kijken die bij een Afspeellijst hoort die in een Planning over 2 weken staat. Het zou niet eenvoudig zijn voor de goedkeurder om uit te zoeken wat de werkelijke impact van de wijziging is.
Als je aanvullende vragen, zorgen of feedback hebt over OptiSigns, neem dan gerust contact op met ons ondersteuningsteam via support@optisigns.com