Hoe verjaardagslijsten weer te geven met OptiSync Data Mapping en Google Sheets

**Artikelinhoud (HTML-inhoud):**

Met OptiSync kunt u dynamisch gegevens uit verschillende bronnen zoals Google Sheets, Microsoft Excel, HR-systemen en meer koppelen om verjaardagsvieringen van medewerkers op uw schermen weer te geven. Dit artikel legt uit hoe u uw gegevensbron kunt verbinden met de Designer-app en automatisch verjaardagen op uw schermen kunt bijwerken.

Volg deze stappen om uw verjaardagslijst met OptiSync in te stellen:

1. Een verjaardagslijst instellen met OptiSync
   • Optie 1: Een Repeater vanaf nul maken
   • Optie 2: Volledig Repeater-sjabloon
   • Optie 3: Repeater-component
2. Waarden automatisch bijwerken
3. Omgaan met lege gegevenswaarden in een Repeater
4. Automatisch sorteren instellen in uw spreadsheet
5. Ontwerpen naar scherm sturen

Opmerking: OptiSync, een dynamische data mapping-functie, is exclusief voor Pro Plus-abonnementen en hoger.

---

Een verjaardagslijst instellen met OptiSync

Voor een uitgebreide instructievideo over hoe u dynamisch een verjaardagslijst aan uw schermen kunt koppelen met OptiSigns, bekijk de onderstaande handleiding:

1. Ga naar uw account door te navigeren naar OptiSigns en log in
2. Ga verder door uw DataSource toe te voegen via de designer of uw accountinstellingen onder DataSource.
   • Leer hoe u gegevensbronnen kunt toevoegen hier.
3. Klik op 'DataSource toevoegen' en selecteer Google Sheets.

Opmerking: Hoewel deze functionaliteit niet exclusief is voor Google Sheets, wordt het gebruikt als primaire gegevensbron voor demonstratiedoeleinden in onze voorbeelden.

Optie 1: Een Repeater vanaf nul maken

Als geen van de Repeater-ontwerpen aansluit bij het ontwerp dat u wilt maken, kunt u uw eigen ontwerp binnen de repeater zelf vanaf nul maken. Dit doet u als volgt:

1. Open de Designer-app
2. Ga naar DataSource → Selecteer uw aangepaste DataSource → Klap "Rij 1" uit.
3. Sleep de informatie die u wilt weergeven op de Repeater.
4. Dubbelklik op de Repeater om de editor te openen
5. Pas het ontwerp van uw Repeater aan.
6. Als de aanpassing voltooid is, druk op "Bijwerken om op te slaan".

Na het maken kunt u de repeater aan elk sjabloonontwerp toevoegen, uw eigen ontwerp maken of een ontwerp naar keuze uploaden.

Optie 2: Volledig Repeater-sjabloon

Zodra uw gegevensbron is toegevoegd, is het tijd om uw ontwerp te maken met de Designer-app. Om snel aan de slag te gaan, kunt u onze vooraf gemaakte repeater-sjablonen gebruiken.

1. Open de Designer-app vanaf de Bestanden/Assets-pagina → Apps → Designer
2. Ga naar Repeaters → Repeater-sjablonen sectie → Verjaardag
3. Kies een sjabloon dat u wilt gebruiken
4. Klik op het repeater item (d.w.z. het element met de namen)→ Instellingen → vervolgens "Gegevensbron vervangen".
5. Klik op de pijl "Andere gegevensbron" → kies uw geüploade gegevensbron.
6. Klik op Doorgaan.
7. Dubbelklik op het Repeater-item om het te openen → open de Gegevensbron aan de linkerkant.
8. Sleep de naam van de medewerker over het tekstvak om het te vullen.

Optie 3: Repeater-component

Repeater-componenten laten u het repeater-ontwerp behouden dat u mooi vindt terwijl u een andere sjabloonachtergrond gebruikt. Kies een componentsjabloon uit onze bibliotheek of upload uw eigen ontwerp, en voeg vervolgens de repeater-component erbovenop toe. Zo kunt u uw favoriete repeater combineren met de sjabloonachtergrond die u wilt.

Zo stelt u een repeater-component in:

---

Waarden automatisch bijwerken

Om de celwaarde die aan het sjabloon is gekoppeld bij te werken, maakt u een ander blad voor uw verjaardagslijsten van medewerkers en gebruikt u formules om de datum van vandaag of de maand te matchen, afhankelijk van uw voorkeur.

Hier is een voorbeeld link naar een Verjaardagslijst in Google Sheets. Om te gebruiken: Maak er een kopie van zodat u deze kunt aanpassen volgens uw specifieke vereisten en voorkeuren.

Zorg er in de instellingen van uw Google Sheet voor dat Herberekening aan staat (bijv. Bij wijziging en elk uur/minuut), anders wordt de formule niet opnieuw berekend.

U kunt dit in uw Google Sheet bereiken door Bestand > Instellingen > Berekening te selecteren.

---

Omgaan met lege gegevenswaarden in een Repeater

Stel dat u dit ontwerp als een enkel item afspeelt of als een diavoorstelling uitvoert, maar het is niemands verjaardag. U kunt instellen hoe u wilt dat uw Repeater met lege gegevenswaarden omgaat.

1. Selecteer in Designer uw Repeater zodat deze gemarkeerd is.
2. Selecteer Instellingen in de bovenste balk.
3. Gebruik in het menu aan de rechterkant het vervolgkeuzemenu voor Lege gegevensverwerking om te selecteren:
   • Overslaan: Sla het over, of verwijder extra repeater-items als er niet genoeg gegevens zijn om het ingestelde "Totaal items weergegeven per pagina" te bereiken.
   • Standaardwaarde gebruiken: Toon standaardinhoud, wat is hoe uw Repeater-element er op zichzelf uitziet.
   • Leeg gebruiken: De Repeater toont niets.
4. Zorg ervoor dat u uw ontwerp opslaat.

---

Automatisch sorteren instellen in uw spreadsheet

Bij het verwerken van grote hoeveelheden gegevens in uw spreadsheet is de mogelijkheid om automatisch te sorteren ongelooflijk nuttig en soms essentieel. In plaats van uw gegevens handmatig te herschikken telkens wanneer u items toevoegt of bijwerkt, doet de SORT-functie dit automatisch voor u.

Opmerking: Als u de voorbeeldspreadsheet gebruikt die we hierboven hebben verstrekt, zijn er specifieke instructies in die Google Sheet over hoe u automatisch sorteren voor die gegevensopstelling instelt. Lees het gedeelte "Tips". Als u die spreadsheet niet gebruikt, kunt u het onderstaande voorbeeld volgen om sorteren te begrijpen.

Voorbeeld: Een verjaardagslijst automatisch sorteren

Stel u heeft een lijst met medewerkers en hun geboortedata. U wilt deze lijst gesorteerd houden op aankomende verjaardagen, en als twee medewerkers dezelfde geboortedatum delen, wilt u hun namen alfabetisch sorteren.

Laten we de Stapsgewijze instructies doornemen:

Stap 1: Open uw Google Sheet. Voor de eenvoud, zo kunnen uw gegevens eruitzien:

Stap 2: Selecteer een lege cel

Klik op een lege cel waar u de gesorteerde lijst wilt laten verschijnen. Voor dit voorbeeld gebruiken we cel A1 in een nieuw tabblad.

Stap 3: Voer de SORT-formule in

Voer in de geselecteerde cel A1 de volgende formule in en druk op Enter.

={"Naam jarige", "Geboortedatum"; SORT(A2:B, B2:B, true, A2:A, true)}

De formule zal de gegevens onmiddellijk sorteren en de resultaten weergeven vanaf cel A1.

Hoe de formule werkt:

1. ={"Naam jarige", "Geboortedatum";
   • Doel: Dit maakt de kopteksten voor uw gesorteerde gegevens.
   • Uitleg: Het stelt de kolomtitels "Naam jarige" en "Geboortedatum" in bovenaan de gesorteerde lijst. De puntkomma ; vertelt Google Sheets om de gesorteerde gegevens onder deze kopteksten weer te geven.
2. SORT(A2:B, B2:B, true, A2:A, true)
   • A2:B: Dit is het bereik van gegevens dat u wilt sorteren (inclusief beide kolommen: Naam jarige en Geboortedatum).
   • B2:B: Dit specificeert de eerste kolom om op te sorteren, wat Geboortedatum is.
     1. true: Dit geeft aan dat de sortering in oplopende volgorde moet zijn.
     2. false: Dit geeft aan dat de sortering in aflopende volgorde moet zijn.
   • A2:A: Dit specificeert de tweede kolom om op te sorteren, wat Naam jarige is.
     1. true: Dit geeft aan dat namen ook in oplopende volgorde moeten worden gesorteerd.
     2. false: Dit geeft aan dat namen ook in aflopende volgorde moeten worden gesorteerd.

Gesorteerde tabel:

Na het toepassen van de formule zou uw gesorteerde lijst er als volgt uitzien:

• David heeft de vroegste verjaardag (12/01/1988) en verschijnt als eerste.
• Alice en Carol delen dezelfde geboortedatum (12/05/1990), dus worden ze alfabetisch gesorteerd.
• Bob wordt als laatste vermeld met de laatste geboortedatum (12/15/2001).

Uw lijst is nu automatisch gesorteerd op geboortedatum en naam.

Eventuele updates of toevoegingen aan de oorspronkelijke gegevens in uw verjaardagskolommen zullen ervoor zorgen dat de lijst in uw nieuwe tabblad automatisch wordt gesorteerd.

---

Ontwerpen naar scherm sturen

Om uw ontwerpen weer te geven zodat uw medewerkers ze kunnen zien:

1. Voeg een naam toe aan uw ontwerp.
2. Klik op het pictogram Opslaan.
3. Selecteer vervolgens "Naar scherm sturen".

U wordt nu naar deze pagina gebracht:

1. Selecteer uw scherm.
2. Stuur naar het scherm.

Zo ziet uw ontwerp eruit wanneer het naar schermen wordt gestuurd.

Dat is alles!

Nu heeft u een sjabloon dat alle verjaardagen van medewerkers voor uw gekozen maand of dag weergeeft!