テンプレートの数が多く、チームや部門の構造が複雑な場合、テンプレートの管理や他のユーザーとの共有が困難になることがあります。例えば、さまざまなテーマの数百のテンプレートがあり、一部はチームAのみが利用でき、一部は他のチームが利用できるようにする必要がある場合、OptiSignsでどのように管理すればよいでしょうか？
推奠されるアプローチは、フォルダ構造とフォルダ権限を活用してテンプレートを整理し、権限を管理することです。
一般的に、主に3つの部分に分かれています。
- 適切なフォルダ/サブフォルダ構造を設定してテンプレートを整理し、ナビゲーションを容易にします。
- フォルダに権限を設定して、適切なチームに割り当てます。テンプレートは変更できないため、フォルダは「表示」権限のみで設定する必要があります。
- 他のユーザーがテンプレートを使用する場合、テンプレートを保存および変更する権限がないため、権限のある別の場所に「名前を付けて保存」する必要があります。
以下に例を示します。「QR_Code_Template」は、TemplateFolder / TemplateSubFolderの下にあります。他のユーザーが表示できるが変更できないようにするには、フォルダ権限を表示のみに設定する必要があります。この場合、フォルダはチーム1で利用可能です。そのため、チーム1のユーザーはテンプレートを開いて使用できますが、テンプレートを変更することはできず、権限のある別の場所に保存する必要があります。
誰が権限を持つべきかは、フォルダ権限設定で管理できます。これはテンプレートとして使用されるため、他のユーザーには表示のみの権限を設定する必要があります。
テンプレートはチーム1のユーザーが利用できるようになります。
ユーザーはテンプレートを開いて変更を加えることができますが、保存しようとすると、権限がないため拒否されます。ユーザーは「名前を付けて保存」をクリックして、権限のある場所に保存する必要があります。
ユーザーは、フォルダを選択して「名前を付けて保存」ボタンをクリックすることで、編集権限のある場所に保存できます。
以上です！
これが、フォルダ構造と権限を活用してテンプレートを管理し、チーム間で共有する方法です。
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