Quando c'è un gran numero di modelli e una struttura complessa di team/dipartimenti, gestire i modelli e condividerli con altri può essere difficile. Ad esempio, ci sono centinaia di modelli di temi diversi, alcuni dovrebbero essere disponibili solo al team A e altri dovrebbero essere disponibili ad altri team. Come dovrebbe essere gestito con OptiSigns?
L'approccio consigliato è sfruttare la struttura delle cartelle e le autorizzazioni delle cartelle per organizzare i modelli e gestire l'autorizzazione.
In generale, si tratta principalmente di 3 parti.
- Impostare la struttura appropriata di cartelle/sottocartelle per organizzare i modelli, in modo che sia più facile navigare.
- Configurare le autorizzazioni sulla cartella per assegnarla ai team giusti. Poiché il modello non può essere modificato, la cartella dovrebbe essere impostata solo con l'autorizzazione "Visualizza".
- Quando altri utilizzano il modello, non avranno l'autorizzazione per salvare e modificare il modello, invece dovranno "salvare come" in un'altra posizione dove hanno l'autorizzazione.
Ecco un esempio. Il "QR_Code_Template" si trova sotto TemplateFolder / TemplateSubFolder. Per renderlo solo visualizzabile ma non modificabile da altri, dovrai impostare l'autorizzazione della cartella solo in visualizzazione. In questo caso, la cartella è disponibile per il Team 1. Quindi gli utenti del Team1 possono aprire e utilizzare il modello, ma non possono modificare il modello e devono salvarlo in un'altra posizione dove hanno l'autorizzazione.
Determinare chi dovrebbe avere l'autorizzazione può essere gestito attraverso l'impostazione delle autorizzazioni della cartella. Poiché questo viene utilizzato come modello, l'autorizzazione dovrebbe essere solo di visualizzazione per gli altri.
Il modello sarà disponibile per gli utenti del Team1.
Gli utenti saranno in grado di aprire il modello e apportare modifiche, tuttavia quando cercheranno di salvarlo, verrà rifiutato a causa delle autorizzazioni. Gli utenti devono fare clic su "Salva come" per salvarlo in una posizione dove hanno l'autorizzazione.
Gli utenti possono salvarlo in una posizione dove hanno l'autorizzazione di modifica scegliendo una cartella e facendo clic sul pulsante "Salva come".
È tutto!
Ecco come puoi sfruttare le strutture delle cartelle e le autorizzazioni per gestire i modelli e condividerli tra i team.
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