Con il Piano Pro o Enterprise di OptiSigns, puoi configurare il Flusso di Approvazione in modo da avere:
1) Contributori nella tua organizzazione che possono creare, caricare contenuti, apportare modifiche alle Playlist
2) Quindi inviare all'Amministratore o all'Approvatore per revisione e approvazione (notifica email disponibile)
3) Una volta approvate, le modifiche verranno applicate immediatamente ai tuoi schermi
Per dimostrare un esempio, creeremo 2 utenti:
- John il Proponente - che aggiungerà alcuni contenuti a una playlist e li invierà per l'approvazione
- Jane l'Approvatore - che esaminerà le modifiche apportate da John e le approverà
Iniziamo subito:
Per prima cosa vai alla pagina Membri Account e aggiungi John con il ruolo di Proposta Contenuti e Jane con il ruolo di Approvazione Contenuti.
Per impostazione predefinita, ci sono 5 ruoli sul tuo account Pro o Enterprise.
- Admin: ha accesso completo all'account, inclusa la fatturazione.
- User: può creare, modificare, eliminare tutti i contenuti, schermi per le cartelle a cui ha accesso
- Content Proposal: può creare nuovi file, asset e proporre modifiche alla playlist
- Content Approval: come User, ma ha anche l'autorità di rivedere e approvare le proposte di modifica
- Read Only: può solo visualizzare ciò a cui ha accesso
Scegli il ruolo Content Proposal per John.
E il ruolo Content Approval per Jane.
Una volta aggiunti avrai 2 utenti come di seguito.
Accedi come John il Proponente e apporta alcune modifiche a una playlist
Vedrai che c'è anche una vista A|B per confrontare Originale vs Proposto.
Una volta effettuata la modifica, clicca su Invia per Approvazione.
John può scegliere di inviare una notifica a Tutti gli Approvatori, o ad approvatori selezionati, in questo caso selezioniamo Jane.
Nota: questo serve solo per selezionare chi deve essere notificato, tutti gli approvatori, amministratori possono comunque rivedere e approvare tutte le proposte di modifica.
Dopo l'invio della proposta, John può ancora continuare a modificare la playlist fino a quando Jane non la approva. Una volta che Jane approva, dovrà inviare una nuova proposta.
Notifica della Proposta e Processo di Approvazione:
Se Jane ha un'email associata al suo account, riceverà una notifica email come di seguito.
Può cliccare sul pulsante Revisiona per essere portata direttamente alla Playlist da rivedere.
Jane riceverà anche una notifica quando accede a OptiSigns.
Cliccando sull'elemento di notifica la porterà alla playlist in quella proposta.
Jane può rivedere e Rifiutare o Approvare la modifica.
Se viene cliccato Approva, la modifica proposta verrà applicata immediatamente alla playlist, e se ci sono schermi che riproducono questa playlist, gli schermi verranno aggiornati immediatamente.
Jane può anche apportare ulteriori modifiche, modificare la Playlist Proposta prima di approvarla.
Se viene cliccato Rifiuta, la modifica proposta viene scartata. Nota che non sarà possibile recuperare le modifiche scartate una volta rifiutate, Jane potrebbe voler contattare John e suggerire modifiche in tal caso.
Se Jane è andata in vacanza, è tornata e ci sono molte approvazioni in attesa.
Può andare alla pagina Richieste di Approvazione per vederle tutte.
Nella pagina Richieste di Approvazione, Jane o qualsiasi Admin, Approvatore può vedere tutte le approvazioni in sospeso nel sistema (indipendentemente da chi le ha inviate o a chi sono state inviate).
Jane può rivedere in dettaglio cliccando su Visualizza Dettagli per andare alla playlist specifica.
O cliccare approva rifiuta direttamente lì.
Questa pagina è utile anche se altri Admin, Approvatori devono sostituire Jane per rivedere le proposte di modifica quando Jane non è disponibile.
Riepilogo:
L'idea è che il Proponente di Contenuti, contributore possa caricare file, creare nuovi asset e proporre modifiche alle playlist.
Il Proponente di Contenuti non può Modificare Schermi, Cambiare Asset, Pianificare.
Vorremmo mantenere il processo semplice sia per i Proponenti che per gli Approvatori. Immagina se un approvatore dovesse guardare una modifica in un asset che appartiene a una Playlist che è in una Pianificazione tra 2 settimane. Non sarebbe facile per l'approvatore capire qual è l'impatto effettivo della modifica.
Se hai domande aggiuntive, dubbi o qualsiasi feedback su OptiSigns, non esitare a contattare il nostro team di supporto a support@optisigns.com