Lorsqu'il y a un grand nombre de modèles et une structure complexe d'équipes/services, la gestion des modèles et leur partage avec d'autres peut s'avérer difficile. Par exemple, il existe des centaines de modèles de thèmes différents, certains ne devraient être disponibles que pour l'équipe A et d'autres devraient être disponibles pour d'autres équipes. Comment gérer cela avec OptiSigns ?
L'approche recommandée consiste à exploiter la structure des dossiers et les autorisations de dossiers pour organiser les modèles et gérer l'autorisation.
En général, cela comprend principalement 3 parties.
- Configurer la structure appropriée de dossiers/sous-dossiers pour organiser les modèles, afin de faciliter la navigation.
- Configurer les autorisations sur le dossier pour l'attribuer aux bonnes équipes. Comme le modèle ne peut pas être modifié, le dossier doit être configuré avec l'autorisation "Affichage" uniquement.
- Lorsque d'autres utilisent le modèle, ils n'auront pas l'autorisation de sauvegarder et de modifier le modèle, ils devront plutôt "enregistrer sous" à un autre emplacement où ils ont l'autorisation.
Voici un exemple. Le "QR_Code_Template" se trouve sous TemplateFolder / TemplateSubFolder. Pour le rendre uniquement consultable mais non modifiable par d'autres, vous devez définir l'autorisation du dossier en lecture seule. Dans ce cas, le dossier est disponible pour l'Équipe 1. Ainsi, les utilisateurs de l'Équipe 1 peuvent ouvrir et utiliser le modèle, mais ils ne peuvent pas modifier le modèle et doivent l'enregistrer dans un autre emplacement où ils ont l'autorisation.
Déterminer qui devrait avoir l'autorisation peut être géré via les paramètres d'autorisation du dossier. Comme ceci est utilisé comme modèle, l'autorisation devrait être en consultation uniquement pour les autres.
Le modèle sera disponible pour les utilisateurs de l'Équipe 1.
Les utilisateurs pourront ouvrir le modèle et apporter des modifications, cependant lorsqu'ils essaieront de l'enregistrer, cela sera refusé à cause des autorisations. Les utilisateurs doivent cliquer sur "Enregistrer sous" pour l'enregistrer dans un emplacement où ils ont l'autorisation.
Les utilisateurs peuvent l'enregistrer dans un emplacement où ils ont l'autorisation de modification en choisissant un dossier et en cliquant sur le bouton "Enregistrer sous".
C'est tout !
Voici comment vous pouvez exploiter les structures de dossiers et les autorisations pour gérer les modèles et les partager entre les équipes.
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