Avec OptiSigns Pro ou Enterprise Plan, vous pouvez configurer le flux de travail d'approbation afin d'avoir :
1) Des contributeurs dans votre organisation qui peuvent créer, télécharger du contenu, apporter des modifications aux Playlists
2) Puis soumettre à l'administrateur ou à l'approbateur pour examen et approbation (notification par e-mail disponible)
3) Une fois approuvées, les modifications seront appliquées immédiatement à vos écrans
Pour démontrer un exemple, nous allons créer 2 utilisateurs :
- John le Proposant - qui ajoutera du contenu à une playlist et le soumettra pour approbation
- Jane l'Approbatrice - qui examinera les modifications apportées par John et les approuvera
Commençons :
D'abord, allez sur la page Membres du compte et ajoutez John avec le rôle Proposition de contenu et Jane avec le rôle Approbation de contenu.
Par défaut, il y a 5 rôles sur votre compte Pro ou Enterprise.
- Admin : a un accès complet au compte, y compris la facturation.
- Utilisateur : peut créer, modifier, supprimer tout le contenu, les écrans pour les dossiers auxquels il a accès
- Proposition de contenu : peut créer de nouveaux fichiers, actifs et proposer des modifications à la playlist
- Approbation de contenu : comme Utilisateur, mais a également l'autorité pour examiner et approuver les propositions de modification
- Lecture seule : peut uniquement visualiser ce à quoi il a accès
Choisissez le rôle Proposition de contenu pour John.
Et le rôle Approbation de contenu pour Jane.
Une fois ajoutés, vous aurez 2 utilisateurs comme ci-dessous.
Connectez-vous en tant que John le Proposant et apportez des modifications à une playlist
Vous verrez qu'il y a même une vue A|B pour comparer Original vs Proposé.
Une fois la modification effectuée, cliquez sur Soumettre pour approbation.
John peut choisir d'envoyer une notification à Tous les approbateurs, ou aux approbateurs sélectionnés, dans ce cas sélectionnons Jane.
Remarque : ceci sélectionne uniquement qui doit être notifié, tous les approbateurs, administrateurs peuvent toujours examiner et approuver toutes les propositions de modification.
Après la soumission de la proposition, John peut continuer à modifier la playlist jusqu'à ce que Jane l'approuve. Une fois que Jane approuve, il devra soumettre une nouvelle proposition.
Notification de proposition et processus d'approbation :
Si Jane a un e-mail associé à son compte, elle recevra une notification par e-mail comme ci-dessous.
Elle peut cliquer sur le bouton Examiner pour être dirigée directement vers la Playlist à examiner.
Jane recevra également une notification lorsqu'elle se connectera à OptiSigns.
Cliquer sur l'élément de notification l'amènera à la playlist dans cette proposition.
Jane peut examiner et Rejeter ou Approuver la modification.
Si Approuver est cliqué, la modification proposée sera appliquée immédiatement à la playlist, et s'il y a des écrans diffusant cette playlist, les écrans seront mis à jour immédiatement.
Jane peut également apporter plus de modifications, modifier la Playlist proposée avant de l'approuver.
Si Rejeter est cliqué, la modification proposée est supprimée. Notez que vous ne pourrez pas récupérer les modifications supprimées une fois rejetées, Jane pourrait vouloir contacter John et suggérer des modifications dans ce cas.
Si Jane est partie en vacances, est revenue et qu'il y a de nombreuses approbations qui l'attendent.
Elle peut aller sur la page Demandes d'approbation pour toutes les voir.
Dans la page Demande d'approbation, Jane ou tout administrateur, approbateur peut voir toutes les approbations en attente dans le système (indépendamment de qui les a soumises ou à qui elles ont été soumises).
Jane peut examiner en détail en cliquant sur Voir les détails pour accéder à la playlist spécifique.
Ou cliquer sur approuver rejeter directement.
Cette page est également utile si d'autres administrateurs, approbateurs doivent couvrir Jane pour examiner les propositions de modification lorsque Jane n'est pas disponible.
Résumé :
L'idée est que le Proposant de contenu, contributeur puisse télécharger des fichiers, créer de nouveaux actifs et proposer des modifications aux playlists.
Le Proposant de contenu ne peut pas Modifier les écrans, Changer les actifs, Planifier.
Nous souhaitons que le processus reste simple pour les Proposants et les Approbateurs. Imaginez si un approbateur doit examiner une modification dans un actif qui appartient à une Playlist qui est dans une Planification dans 2 semaines. Il ne serait pas facile pour l'approbateur de déterminer quel est l'impact réel de la modification.
Si vous avez des questions supplémentaires, des préoccupations ou des commentaires sur OptiSigns, n'hésitez pas à contacter notre équipe de support à support@optisigns.com