Faciliter le partage de listes de lecture et de dossiers avec des utilisateurs externes est devenu essentiel. Exclusive à nos forfaits Pro Plus et supérieurs, cette fonctionnalité ouvre la porte à une large gamme de contributions de contenu, comprenant des images, des vidéos et des documents, essentiels pour améliorer la collaboration.
De plus, il existe plusieurs cas d'usage convaincants pour cette fonctionnalité :
- Les entreprises de publicité médiatique peuvent collaborer avec des emplacements partenaires tels que des cabinets médicaux, en rationalisant les efforts de création de contenu sans nécessiter d'inscriptions ou de connexions supplémentaires.
- Les grandes marques de vente au détail aspirent à permettre aux points de vente d'enrichir les listes de lecture partagées avec du contenu localisé.
- Les établissements d'enseignement et les bureaux recherchent une solution rationalisée qui permet aux administrateurs locaux de contribuer efficacement avec leur propre contenu.
Dans cet article, nous vous guiderons sur la façon de partager facilement votre liste de lecture et/ou dossier avec des utilisateurs externes, rendant la collaboration un jeu d'enfant.
Prêt à commencer ? Alors, allons-y :
Comment partager votre liste de lecture
Allez dans Listes de lecture
Vous pouvez créer une nouvelle liste de lecture à partager ou partager une liste de lecture existante
Cochez la case à droite de la liste de lecture sélectionnée
Puis cliquez sur 'Partager le lien'
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur 'Créer un lien de partage'
Entrez les adresses e-mail des utilisateurs externes avec lesquels vous souhaitez la partager et appuyez sur 'Entrée'.
Options de partage de liste de lecture
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Accès - Décidez comment vous souhaitez que votre utilisateur externe collabore avec votre liste de lecture
- Éditeur - Permet aux utilisateurs d'ajouter, de supprimer et de modifier le contenu dans la liste de lecture partagée
- Lecteur - Permet aux utilisateurs de visualiser le contenu dans la liste de lecture partagée
- Notifier par e-mail - Vous permet d'envoyer des notifications par e-mail aux destinataires, les informant de votre intention de partager une liste de lecture et fournissant des liens d'accès pratiques directement dans leur e-mail.
- Me mettre en CCI - Vous pouvez vous mettre en CCI si vous souhaitez recevoir une copie de l'e-mail dans votre propre boîte de réception sans que le destinataire le sache.
- Message - Vous pouvez inclure un message personnalisé pour accompagner le contenu partagé, fournissant un contexte supplémentaire, des instructions ou toute information pertinente pour les destinataires.
Options d'accès général
- Accès restreint : Seules des personnes spécifiques ou un groupe défini de personnes ont accès au fichier ou au dossier.
- Accès aux membres de votre compte : Limité aux membres de votre compte OptiSigns.
- Accès à toute personne disposant du lien : Toute personne possédant l'URL/lien unique peut accéder au contenu sans nécessiter d'authentification de compte spécifique.
Options avancées
-
Activer le mot de passe d'accès - Les utilisateurs doivent entrer le mot de passe pour ouvrir et visualiser le contenu ; Améliore la sécurité en ajoutant une couche supplémentaire d'authentification.
- Lorsqu'il est activé, vous pouvez soit saisir votre mot de passe personnalisé, soit cliquer sur 'Créer un mot de passe' pour que le système génère un mot de passe.
- Cliquez sur 'Mettre à jour'
- Le mot de passe est automatiquement masqué lorsque la fenêtre contextuelle est fermée. Pour révéler le mot de passe, cliquez sur 'Révéler le mot de passe'
-
Activer l'expiration - L'accès au contenu expire automatiquement après la date et l'heure spécifiées ; Contrôle la durée d'accès, utile pour le partage temporaire ou sensible au temps.
- Lorsqu'il est activé, vous pouvez choisir la date et l'heure auxquelles vous souhaitez que le lien expire. Cliquez sur 'Appliquer'
Cliquez sur 'Partager' lorsque vous êtes prêt
Vous pouvez également partager le lien manuellement sans envoyer de notifications par e-mail en cliquant sur 'Copier le lien'. Cela copiera automatiquement le lien dans le presse-papiers.
Si vous ne souhaitez plus partager la liste de lecture, vous pouvez cliquer sur 'Annuler le partage du lien' pour retirer ou révoquer l'accès à la liste de lecture et à son contenu.
Vous avez la flexibilité de gérer la liste de lecture partagée sans effort, vous permettant d'ajouter facilement de nouveaux collaborateurs, d'ajuster leurs permissions ou de supprimer l'accès à tout moment.
Comment partager votre dossier
Le partage de votre dossier suit un processus très similaire au partage de votre liste de lecture, ce qui en fait une expérience intuitive et simple.
Allez dans Fichiers/Ressources
Sélectionnez le dossier que vous souhaitez partager
Dans le coin supérieur droit, cliquez sur les 3 points
Puis cliquez sur 'Partager le lien'
Dans la fenêtre contextuelle, cliquez sur 'Créer un lien de partage'
Entrez les adresses e-mail des utilisateurs externes avec lesquels vous souhaitez le partager et appuyez sur 'Entrée'.
REMARQUE : Les fonctionnalités, les fonctionnalités et les paramètres de partage, d'accès général et d'options avancées restent cohérents avec ceux du partage d'une liste de lecture.
C'est tout !
Si vous avez des questions supplémentaires, des préoccupations ou des commentaires concernant OptiSigns, n'hésitez pas à contacter notre équipe d'assistance à support@optisigns.com