Cuando hay una gran cantidad de plantillas y una estructura compleja de equipos/departamentos, puede ser difícil gestionar las plantillas y compartirlas con otros. Por ejemplo, hay cientos de plantillas de diferentes temas, algunas deberían estar disponibles solo para el equipo A y otras deberían estar disponibles para otros equipos. ¿Cómo se puede gestionar esto con OptiSigns?
El enfoque recomendado es aprovechar la estructura de carpetas y los permisos de carpeta para organizar las plantillas y gestionar la autorización.
En general, son principalmente 3 partes.
- Configurar la estructura adecuada de carpetas/subcarpetas para organizar las plantillas, de modo que sea más fácil navegar.
- Configurar los permisos en la carpeta para asignarla a los equipos correctos. Dado que la plantilla no se puede modificar, la carpeta debe configurarse solo con permiso de "Ver".
- Cuando otros usen la plantilla, no tendrán permiso para guardar y cambiar la plantilla; en su lugar, tendrán que "guardar como" en otra ubicación donde tengan permiso.
Aquí hay un ejemplo. La "QR_Code_Template" está en TemplateFolder / TemplateSubFolder. Para que solo sea visible pero no modificable por otros, deberá configurar el permiso de la carpeta para solo ver. En este caso, la carpeta está disponible para el Equipo 1. Por lo tanto, los usuarios del Equipo 1 pueden abrir y usar la plantilla, pero no pueden modificar la plantilla y tienen que guardarla en otra ubicación donde tengan permiso.
Determinar quién debe tener permiso se puede gestionar a través de la configuración de permisos de carpeta. Dado que esto se usa como plantilla, el permiso debe ser solo de visualización para otros.
La plantilla estará disponible para los usuarios del Equipo 1.
Los usuarios podrán abrir la plantilla y hacer cambios, sin embargo, cuando intenten guardarla, será rechazada debido a los permisos. Los usuarios tienen que hacer clic en "Guardar como" para guardarla en una ubicación donde tengan permiso.
Los usuarios pueden guardarla en una ubicación donde tengan permiso de edición eligiendo una carpeta y haciendo clic en el botón "Guardar como".
¡Eso es todo!
Así es como puede aprovechar las estructuras de carpetas y los permisos para gestionar las plantillas y compartirlas entre equipos.
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