Con el Plan Pro o Enterprise de OptiSigns, puede configurar el Flujo de Trabajo de Aprobación para tener:
1) Colaboradores en su organización que pueden crear, cargar contenidos, realizar cambios en las Listas de Reproducción
2) Luego enviarlos al Administrador o Aprobador para revisar y aprobar (notificación por correo electrónico disponible)
3) Una vez aprobados, los cambios se aplicarán a sus pantallas inmediatamente
Para demostrar un ejemplo, crearemos 2 usuarios:
- John el Proponente - quien agregará contenido a una lista de reproducción y lo enviará para aprobación
- Jane la Aprobadora - quien revisará los cambios realizados por John y los aprobará
Comencemos:
Primero vaya a la página de Miembros de la Cuenta y agregue a John con el rol de Propuesta de Contenido y a Jane con el rol de Aprobación de Contenido.
Por defecto, hay 5 roles en su cuenta Pro o Enterprise.
- Administrador: tiene acceso completo a la cuenta, incluyendo facturación.
- Usuario: puede crear, editar, eliminar todo el contenido, pantallas para las carpetas a las que tiene acceso
- Propuesta de Contenido: puede crear nuevos archivos, activos y proponer cambios a la lista de reproducción
- Aprobación de Contenido: como Usuario, pero también tiene autoridad para revisar y aprobar propuestas de cambio
- Solo Lectura: solo puede ver a lo que tiene acceso
Elija el rol de Propuesta de Contenido para John.
Y el rol de Aprobación de Contenido para Jane.
Una vez agregados, tendrá 2 usuarios como se muestra a continuación.
Inicie sesión como John el Proponente y realice algunos cambios en una lista de reproducción
Verá que incluso hay una vista A|B para comparar Original vs Propuesto.
Una vez realizado el cambio, haga clic en Enviar para Aprobación.
John puede elegir enviar una notificación a Todos los Aprobadores, o a aprobadores seleccionados, en este caso seleccionemos a Jane.
Nota: esto solo selecciona quién será notificado, todos los aprobadores y administradores aún pueden revisar y aprobar todas las propuestas de cambio.
Después de enviar la propuesta, John aún puede continuar cambiando la lista de reproducción hasta que Jane la apruebe. Una vez que Jane apruebe, necesitará enviar una nueva propuesta.
Notificación de Propuesta y Proceso de Aprobación:
Si Jane tiene un correo electrónico asociado con su cuenta, recibirá una notificación por correo electrónico como la siguiente.
Puede hacer clic en el botón Revisar para ir directamente a la Lista de Reproducción para revisar.
Jane también recibirá una notificación cuando inicie sesión en OptiSigns.
Hacer clic en el elemento de notificación la llevará a la lista de reproducción en esa propuesta.
Jane puede revisar y Rechazar o Aprobar el cambio.
Si se hace clic en Aprobar, el cambio propuesto se aplicará a la lista de reproducción de inmediato, y si hay pantallas reproduciendo esta lista, las pantallas se actualizarán inmediatamente.
Jane también puede hacer más cambios, modificar la Lista de Reproducción Propuesta antes de aprobarla.
Si se hace clic en Rechazar, el cambio propuesto se descarta. Tenga en cuenta que no podrá recuperar el cambio descartado una vez rechazado, Jane puede querer contactar a John y sugerir cambios en ese caso.
Si Jane se fue de vacaciones, regresó y hay muchas aprobaciones esperándola.
Puede ir a la página de Solicitudes de Aprobación para verlas todas.
En la página de Solicitudes de Aprobación, Jane o cualquier Administrador, Aprobadores pueden ver todas las aprobaciones pendientes en el sistema (independientemente de quién las envió o a quién se las enviaron).
Jane puede revisar en detalle haciendo clic en Ver Detalle para ir a la lista de reproducción específica.
O hacer clic en aprobar o rechazar directamente ahí.
Esta página también es útil si otros Administradores, Aprobadores necesitan cubrir a Jane para revisar propuestas de cambio cuando Jane no está disponible.
Resumen:
La idea es que el Proponente de Contenido, colaborador pueda cargar archivos, crear nuevos activos y proponer cambios a las listas de reproducción.
El Proponente de Contenido no puede Editar Pantallas, Cambiar Activos, Programar.
Nos gustaría mantener el proceso simple tanto para los Proponentes como para los Aprobadores. Imagine si un aprobador necesita ver un cambio en un activo que pertenece a una Lista de Reproducción que está en una Programación dentro de 2 semanas. No sería fácil para el aprobador averiguar cuál es el impacto real del cambio.
Si tiene alguna pregunta adicional, inquietud o comentario sobre OptiSigns, no dude en comunicarse con nuestro equipo de soporte en support@optisigns.com