Cómo mostrar listas de cumpleaños con OptiSync Data Mapping y Google Sheets

**Cuerpo del artículo (Contenido HTML):**

Con OptiSync, puede mapear dinámicamente datos de varias fuentes como Google Sheets, Microsoft Excel, sistemas de recursos humanos y más para mostrar las celebraciones de cumpleaños de los empleados en sus pantallas. Este artículo explica cómo conectar su fuente de datos a la aplicación Designer y actualizar automáticamente los cumpleañeros en sus pantallas.

Para configurar su lista de cumpleaños con OptiSync, siga estos pasos:

1. Configuración de una lista de cumpleaños con OptiSync
   • Opción 1: Crear un repetidor desde cero
   • Opción 2: Plantilla completa de repetidor
   • Opción 3: Componente de repetidor
2. Cómo actualizar valores automáticamente
3. Cómo manejar valores de datos vacíos en un repetidor
4. Configurar ordenamiento automático en su hoja
5. Enviar diseños a la pantalla

Nota: OptiSync, una función de mapeo dinámico de datos, es exclusiva de los planes Pro Plus y superiores.

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Configuración de una lista de cumpleaños con OptiSync

Para ver un video instructivo detallado sobre cómo mapear dinámicamente una lista de cumpleaños a sus pantallas usando OptiSigns, por favor mire la siguiente guía:

1. Acceda a su cuenta navegando a OptiSigns e inicie sesión
2. Proceda agregando su DataSource ya sea a través del diseñador o en la configuración de su cuenta bajo DataSource.
   • Aprenda cómo agregar fuentes de datos aquí.
3. Haga clic en 'Agregar DataSource' y seleccione Google Sheets.

Nota: Si bien esta funcionalidad no es exclusiva de Google Sheets, será la fuente de datos principal utilizada con fines de demostración en nuestros ejemplos.

Opción 1: Crear un repetidor desde cero

Si ninguno de los diseños de repetidor coincide con el diseño que intenta lograr, puede crear su propio diseño dentro del repetidor mismo desde cero. Así es como:

1. Abra la aplicación Designer
2. Vaya a DataSource → Seleccione su DataSource personalizado → Expanda "Fila 1".
3. Arrastre y suelte la información que desea mostrar en el Repetidor.
4. Haga doble clic en el Repetidor para abrir el editor
5. Personalice el diseño de su Repetidor.
6. Una vez completada la personalización, presione "Actualizar para guardar".

Después de crearlo, siéntase libre de agregar el repetidor a cualquier diseño de plantilla, crear su propio diseño o cargar uno de su elección.

Opción 2: Plantilla completa de repetidor

Una vez que se agregue su fuente de datos, es hora de crear su diseño usando la aplicación Designer. Para comenzar rápidamente, puede utilizar nuestras plantillas de repetidor prediseñadas.

1. Abra la aplicación Designer desde la página de Archivos/Activos → Aplicaciones → Designer
2. Vaya a Repetidores → Sección de plantillas de repetidor → Cumpleaños
3. Elija una plantilla que le gustaría usar
4. Haga clic en el elemento repetidor (es decir, el elemento con los nombres)→ Configuración → luego "Reemplazar fuente de datos".
5. Haga clic en la flecha "Otra fuente de datos" → elija su fuente de datos cargada.
6. Haga clic en Continuar.
7. Haga doble clic en el elemento Repetidor para abrirlo → abra la Fuente de datos a la izquierda.
8. Arrastre el nombre del empleado sobre el cuadro de texto para completarlo.

Opción 3: Componente de repetidor

Los componentes de repetidor le permiten mantener el diseño de repetidor que le gusta mientras usa un fondo de plantilla diferente. Elija cualquier plantilla de componente de nuestra biblioteca o cargue su propio diseño, luego agregue el componente de repetidor encima. Esto le permite combinar su repetidor preferido con el fondo de plantilla que desea.

Así es como se configura un componente de repetidor:

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Cómo actualizar valores automáticamente

Para actualizar el valor de la celda mapeada en la plantilla, cree otra hoja para sus listas de cumpleaños de empleados y use fórmulas para hacer coincidir la fecha de hoy o el mes, según su preferencia.

Aquí hay un enlace de muestra a una lista de cumpleaños en Google Sheets. Para usar: Haga una copia para que pueda modificar y adaptar según sus requisitos y preferencias específicos.

Dentro de la configuración de su Google Sheet, asegúrese de que el Recálculo esté activado (por ejemplo, En cambio y cada hora/minuto), de lo contrario la fórmula no se recalculará.

Puede acceder a esto en su Google Sheet seleccionando Archivo > Configuración > Cálculo.

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Cómo manejar valores de datos vacíos en un repetidor

Supongamos que está reproduciendo este diseño como un solo activo o ejecutándolo como una presentación de diapositivas, pero no es el cumpleaños de nadie. Puede establecer cómo desea que su Repetidor maneje los valores de datos vacíos.

1. En Designer, seleccione su Repetidor para que quede resaltado.
2. Seleccione Configuración en la barra superior.
3. En el menú del extremo derecho, use el menú desplegable para Manejo de datos vacíos para seleccionar:
   • Omitir: Omitirlo, o deshacerse de elementos repetidores adicionales si no hay suficientes datos para alcanzar el "Total de elementos mostrados por página" establecido.
   • Usar valor predeterminado: Mostrar contenido predeterminado, que es cómo se ve su elemento Repetidor por sí solo.
   • Usar en blanco: El Repetidor no mostrará nada.
4. Asegúrese de guardar su diseño.

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Configurar ordenamiento automático en su hoja

Al manejar grandes cantidades de datos en su hoja de cálculo, la capacidad de ordenar automáticamente es increíblemente útil y, a veces, esencial. En lugar de reorganizar manualmente sus datos cada vez que agrega o actualiza entradas, la función SORT lo hace por usted automáticamente.

Nota: Si está utilizando la hoja de cálculo de ejemplo que proporcionamos anteriormente, hay instrucciones específicas en esa Google Sheet sobre cómo configurar el ordenamiento automático para esa configuración de datos. Por favor lea la sección "Consejos". Si no está usando esa hoja de cálculo, puede seguir el ejemplo a continuación para ayudarle a entender el ordenamiento.

Ejemplo: Ordenamiento automático de una lista de cumpleaños

Imagine que tiene una lista de empleados y sus fechas de nacimiento. Desea mantener esta lista ordenada por los próximos cumpleaños, y si dos empleados comparten la misma fecha de nacimiento, desea ordenar sus nombres alfabéticamente.

Repasemos las Instrucciones paso a paso:

Paso 1: Abra su Google Sheet. Para simplificar, así es como podrían verse sus datos:

Paso 2: Seleccione una celda vacía

Haga clic en una celda vacía donde desea que aparezca la lista ordenada. Para este ejemplo, usaremos la celda A1 en una nueva pestaña.

Paso 3: Ingrese la fórmula SORT

En la celda A1 seleccionada, ingrese la siguiente fórmula y presione Enter.

={"Nombre del cumpleañero", "Fecha de nacimiento"; SORT(A2:B, B2:B, true, A2:A, true)}

La fórmula ordenará inmediatamente los datos y mostrará los resultados comenzando desde la celda A1.

Cómo funciona la fórmula:

1. ={"Nombre del cumpleañero", "Fecha de nacimiento";
   • Propósito: Esto crea los encabezados para sus datos ordenados.
   • Explicación: Establece los títulos de columna "Nombre del cumpleañero" y "Fecha de nacimiento" en la parte superior de la lista ordenada. El punto y coma ; le dice a Google Sheets que muestre los datos ordenados debajo de estos encabezados.
2. SORT(A2:B, B2:B, true, A2:A, true)
   • A2:B: Este es el rango de datos que desea ordenar (incluyendo ambas columnas: Nombre del cumpleañero y Fecha de nacimiento).
   • B2:B: Esto especifica la primera columna por la cual ordenar, que es Fecha de nacimiento.
     1. true: Esto indica que el ordenamiento debe ser en orden ascendente.
     2. false: Esto indica que el ordenamiento debe ser en orden descendente.
   • A2:A: Esto especifica la segunda columna por la cual ordenar, que es Nombre del cumpleañero.
     1. true: Esto indica que los nombres también deben ordenarse en orden ascendente.
     2. false: Esto indica que los nombres también deben ordenarse en orden descendente.

Tabla ordenada:

Después de aplicar la fórmula, su lista ordenada se vería así:

• David tiene el cumpleaños más temprano (12/01/1988) y aparece primero.
• Alice y Carol comparten la misma fecha de nacimiento (12/05/1990), por lo que se ordenan alfabéticamente.
• Bob aparece al final con la fecha de nacimiento más tardía (12/15/2001).

Su lista ahora está ordenada automáticamente por fecha de nacimiento y nombre.

Cualquier actualización o adición a los datos originales en sus columnas de cumpleaños activará que la lista en su nueva pestaña se ordene automáticamente en consecuencia.

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Enviar diseños a la pantalla

Para mostrar sus diseños para que los vean sus empleados:

1. Agregue un nombre a su diseño.
2. Haga clic en el icono Guardar.
3. Luego seleccione "Enviar a la pantalla".

Ahora será llevado a esta página:

1. Seleccione su pantalla.
2. Envíe a la pantalla.

Así es como se verá su diseño cuando se envíe a las pantallas.

¡Eso es todo!

¡Ahora tiene una plantilla que mostrará cualquier cumpleaños de empleados para el mes o día elegido!