Bei einer großen Anzahl von Vorlagen und einer komplexen Struktur von Teams/Abteilungen kann die Verwaltung von Vorlagen und deren Freigabe für andere schwierig sein. Beispielsweise gibt es Hunderte von Vorlagen zu verschiedenen Themen, von denen einige nur für Team A und andere für andere Teams verfügbar sein sollten. Wie kann dies mit OptiSigns verwaltet werden?
Der empfohlene Ansatz besteht darin, die Ordnerstruktur und Ordnerberechtigungen zu nutzen, um die Vorlagen zu organisieren und die Autorisierung zu verwalten.
Im Allgemeinen besteht dies hauptsächlich aus 3 Teilen.
- Richten Sie eine geeignete Ordner-/Unterordnerstruktur ein, um die Vorlagen zu organisieren, sodass die Navigation erleichtert wird.
- Konfigurieren Sie die Berechtigungen für den Ordner, um ihn den richtigen Teams zuzuweisen. Da die Vorlage nicht geändert werden kann, sollte der Ordner nur mit der Berechtigung "Ansehen" eingerichtet werden.
- Wenn andere die Vorlage verwenden, haben sie keine Berechtigung, die Vorlage zu speichern und zu ändern. Stattdessen müssen sie "Speichern unter" an einem anderen Ort verwenden, für den sie eine Berechtigung haben.
Hier ist ein Beispiel. Die "QR_Code_Template" befindet sich unter TemplateFolder / TemplateSubFolder. Um sie nur ansehbar, aber nicht änderbar für andere zu machen, müssen Sie die Ordnerberechtigung auf "Nur Ansehen" setzen. In diesem Fall ist der Ordner für Team 1 verfügbar. Benutzer aus Team1 können die Vorlage also öffnen und verwenden, aber sie können die Vorlage nicht ändern und müssen sie an einem anderen Ort speichern, für den sie eine Berechtigung haben.
Wer eine Berechtigung haben soll, kann über die Ordnerberechtigungseinstellungen verwaltet werden. Da dies als Vorlage verwendet wird, sollte die Berechtigung nur zum Ansehen für andere sein.
Die Vorlage wird für Benutzer aus Team1 verfügbar sein.
Die Benutzer können die Vorlage öffnen und Änderungen vornehmen. Wenn sie jedoch versuchen, sie zu speichern, wird dies aufgrund fehlender Berechtigungen abgelehnt. Benutzer müssen auf "Speichern unter" klicken, um sie an einem Ort zu speichern, für den sie eine Berechtigung haben.
Benutzer können sie an einem Ort speichern, für den sie Bearbeitungsberechtigungen haben, indem sie einen Ordner auswählen und auf die Schaltfläche "Speichern unter" klicken.
Das ist alles!
So können Sie die Ordnerstrukturen und Berechtigungen nutzen, um Vorlagen zu verwalten und sie teamübergreifend zu teilen.
Wenn Sie weitere Fragen, Bedenken oder Feedback zu OptiSigns haben, wenden Sie sich gerne an unser Support-Team unter support@optisigns.com