So zeigen Sie Geburtstagslisten mit OptiSync-Datenzuordnung und Google Sheets an

Mit OptiSync können Sie Daten aus verschiedenen Quellen wie Google Sheets, Microsoft Excel, HR-Systemen und mehr dynamisch zuordnen, um Mitarbeitergeburtstagsfeiern auf Ihren Bildschirmen anzuzeigen. Dieser Artikel erklärt, wie Sie Ihre Datenquelle mit der Designer-App verbinden und Geburtstagskinder automatisch auf Ihren Bildschirmen aktualisieren.

Um Ihre Geburtstagsliste mit OptiSync einzurichten, folgen Sie diesen Schritten:

1. Einrichten einer Geburtstagsliste mit OptiSync
   • Option 1: Einen Repeater von Grund auf erstellen
   • Option 2: Vollständige Repeater-Vorlage
   • Option 3: Repeater-Komponente
2. So aktualisieren Sie Werte automatisch
3. So behandeln Sie leere Datenwerte in einem Repeater
4. Automatische Sortierung in Ihrer Tabelle einrichten
5. Designs auf den Bildschirm übertragen

Hinweis: OptiSync, eine dynamische Datenzuordnungsfunktion, ist exklusiv für Pro Plus und höhere Tarife verfügbar.

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Einrichten einer Geburtstagsliste mit OptiSync

Für ein ausführliches Anleitungsvideo zur dynamischen Zuordnung einer Geburtstagsliste auf Ihre Bildschirme mit OptiSigns, schauen Sie sich bitte die folgende Anleitung an:

1. Greifen Sie auf Ihr Konto zu, indem Sie zu OptiSigns navigieren und sich einloggen
2. Fügen Sie Ihre Datenquelle entweder über den Designer oder Ihre Kontoeinstellungen unter Datenquelle hinzu.
   • Erfahren Sie hier, wie Sie Datenquellen hinzufügen.
3. Klicken Sie auf "Datenquelle hinzufügen" und wählen Sie Google Sheets aus.

Hinweis: Obwohl diese Funktionalität nicht exklusiv für Google Sheets ist, wird sie zu Demonstrationszwecken als primäre Datenquelle in unseren Beispielen verwendet.

Option 1: Einen Repeater von Grund auf erstellen

Wenn keines der Repeater-Designs mit dem Design übereinstimmt, das Sie erreichen möchten, können Sie Ihr eigenes Design innerhalb des Repeaters von Grund auf erstellen. So geht's:

1. Öffnen Sie die Designer-App
2. Gehen Sie zu Datenquelle → Wählen Sie Ihre benutzerdefinierte Datenquelle → Erweitern Sie "Zeile 1".
3. Ziehen und ablegen Sie die Informationen, die im Repeater angezeigt werden sollen.
4. Doppelklicken Sie auf den Repeater, um den Editor zu öffnen
5. Passen Sie das Design Ihres Repeaters an.
6. Nach Abschluss der Anpassung drücken Sie "Aktualisieren zum Speichern".

Nach der Erstellung können Sie den Repeater zu jedem Vorlagendesign hinzufügen, Ihr eigenes Design erstellen oder eines Ihrer Wahl hochladen.

Option 2: Vollständige Repeater-Vorlage

Sobald Ihre Datenquelle hinzugefügt wurde, ist es Zeit, Ihr Design mit der Designer-App zu erstellen. Um schnell zu beginnen, können Sie unsere vorgefertigten Repeater-Vorlagen verwenden.

1. Öffnen Sie die Designer-App von der Dateien/Inhalte-Seite → Apps → Designer
2. Gehen Sie zu Repeater → Bereich Repeater-Vorlagen → Geburtstag
3. Wählen Sie eine Vorlage, die Sie verwenden möchten
4. Klicken Sie auf das Repeater-Element (z.B. das Element mit den Namen)→ Einstellungen → dann "Datenquelle ersetzen".
5. Klicken Sie auf den Pfeil "Andere Datenquelle" → wählen Sie Ihre hochgeladene Datenquelle.
6. Klicken Sie auf Weiter.
7. Doppelklicken Sie auf das Repeater-Element, um es zu öffnen → öffnen Sie die Datenquelle auf der linken Seite.
8. Ziehen Sie den Mitarbeiternamen über das Textfeld, um es zu füllen.

Option 3: Repeater-Komponente

Repeater-Komponenten ermöglichen es Ihnen, das gewünschte Repeater-Design beizubehalten, während Sie einen anderen Vorlagen-Hintergrund verwenden. Wählen Sie eine beliebige Komponentenvorlage aus unserer Bibliothek oder laden Sie Ihr eigenes Design hoch und fügen Sie dann die Repeater-Komponente darauf hinzu. So können Sie Ihren bevorzugten Repeater mit dem gewünschten Vorlagen-Hintergrund kombinieren.

So richten Sie eine Repeater-Komponente ein:

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So aktualisieren Sie Werte automatisch

Um den auf der Vorlage zugeordneten Zellwert zu aktualisieren, erstellen Sie eine weitere Tabelle für Ihre Mitarbeitergeburtstagslisten und verwenden Sie Formeln, um das heutige Datum oder den Monat abzugleichen, je nach Ihrer Präferenz.

Hier ist ein Beispiel-Link zu einer Geburtstagsliste in Google Sheets. Zur Verwendung: Erstellen Sie eine Kopie davon, damit Sie sie entsprechend Ihren spezifischen Anforderungen und Präferenzen modifizieren und anpassen können.

Stellen Sie in den Einstellungen Ihrer Google-Tabelle sicher, dass die Neuberechnung aktiviert ist (z.B. Bei Änderung und jede Stunde/Minute), andernfalls wird die Formel nicht neu berechnet.

Sie können darauf in Ihrer Google-Tabelle zugreifen, indem Sie Datei > Einstellungen > Berechnung auswählen.

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So behandeln Sie leere Datenwerte in einem Repeater

Nehmen wir an, Sie spielen dieses Design als einzelnes Asset ab oder lassen es wie eine Diashow laufen, aber niemand hat Geburtstag. Sie können einstellen, wie Ihr Repeater mit leeren Datenwerten umgehen soll.

1. Wählen Sie im Designer Ihren Repeater aus, sodass er hervorgehoben ist.
2. Wählen Sie Einstellungen aus der oberen Leiste.
3. Verwenden Sie im Menü ganz rechts das Dropdown-Menü für Behandlung leerer Daten, um auszuwählen:
   • Überspringen: Überspringen Sie es oder entfernen Sie zusätzliche Repeater-Elemente, wenn nicht genügend Daten vorhanden sind, um die eingestellte "Gesamtzahl der pro Seite angezeigten Elemente" zu erreichen.
   • Standardwert verwenden: Zeigt Standardinhalte an, also wie Ihr Repeater-Element von selbst aussieht.
   • Leer verwenden: Der Repeater zeigt nichts an.
4. Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Design speichern.

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Automatische Sortierung in Ihrer Tabelle einrichten

Beim Umgang mit großen Datenmengen in Ihrer Tabellenkalkulation ist die Möglichkeit zur automatischen Sortierung unglaublich nützlich und manchmal unverzichtbar. Anstatt Ihre Daten jedes Mal manuell neu zu ordnen, wenn Sie Einträge hinzufügen oder aktualisieren, erledigt die SORT-Funktion dies automatisch für Sie.

Hinweis: Wenn Sie die oben bereitgestellte Beispieltabelle verwenden, gibt es spezifische Anweisungen in dieser Google-Tabelle, wie Sie die automatische Sortierung für diese Dateneinrichtung einrichten. Bitte lesen Sie den Abschnitt "Tipps". Wenn Sie diese Tabelle nicht verwenden, können Sie dem folgenden Beispiel folgen, um das Sortieren zu verstehen.

Beispiel: Automatische Sortierung einer Geburtstagsliste

Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Liste von Mitarbeitern und deren Geburtsdaten. Sie möchten diese Liste nach den bevorstehenden Geburtstagen sortiert halten, und wenn zwei Mitarbeiter denselben Geburtstag haben, möchten Sie ihre Namen alphabetisch sortieren.

Lassen Sie uns die Schritt-für-Schritt-Anleitung durchgehen:

Schritt 1: Öffnen Sie Ihre Google-Tabelle. Zur Vereinfachung könnte Ihre Datenstruktur so aussehen:

Schritt 2: Wählen Sie eine leere Zelle aus

Klicken Sie auf eine leere Zelle, wo die sortierte Liste erscheinen soll. Für dieses Beispiel verwenden wir Zelle A1 in einem neuen Tab.

Schritt 3: Geben Sie die SORT-Formel ein

In der ausgewählten Zelle A1 geben Sie die folgende Formel ein und drücken Enter.

={"Name des Geburtstagskindes", "Geburtsdatum"; SORT(A2:B, B2:B, true, A2:A, true)}

Die Formel sortiert die Daten sofort und zeigt die Ergebnisse ab Zelle A1 an.

So funktioniert die Formel:

1. ={"Name des Geburtstagskindes", "Geburtsdatum";
   • Zweck: Dies erstellt die Kopfzeilen für Ihre sortierten Daten.
   • Erklärung: Es richtet die Spaltentitel "Name des Geburtstagskindes" und "Geburtsdatum" oben in der sortierten Liste ein. Das Semikolon ; teilt Google Sheets mit, die sortierten Daten unter diesen Kopfzeilen anzuzeigen.
2. SORT(A2:B, B2:B, true, A2:A, true)
   • A2:B: Dies ist der Datenbereich, den Sie sortieren möchten (einschließlich beider Spalten: Name des Geburtstagskindes und Geburtsdatum).
   • B2:B: Dies gibt die erste zu sortierende Spalte an, nämlich Geburtsdatum.
     1. true: Dies zeigt an, dass die Sortierung in aufsteigender Reihenfolge erfolgen soll.
     2. false: Dies zeigt an, dass die Sortierung in absteigender Reihenfolge erfolgen soll.
   • A2:A: Dies gibt die zweite zu sortierende Spalte an, nämlich Name des Geburtstagskindes.
     1. true: Dies zeigt an, dass Namen ebenfalls in aufsteigender Reihenfolge sortiert werden sollen.
     2. false: Dies zeigt an, dass Namen ebenfalls in absteigender Reihenfolge sortiert werden sollen.

Sortierte Tabelle:

Nach Anwendung der Formel würde Ihre sortierte Liste so aussehen:

• David hat den frühesten Geburtstag (12/01/1988) und erscheint zuerst.
• Alice und Carol teilen sich dasselbe Geburtsdatum (12/05/1990), daher werden sie alphabetisch sortiert.
• Bob wird mit dem spätesten Geburtsdatum (12/15/2001) zuletzt aufgeführt.

Ihre Liste ist jetzt automatisch nach Geburtsdatum und Namen sortiert.

Alle Aktualisierungen oder Ergänzungen zu den Originaldaten in Ihren Geburtstagsspalten führen dazu, dass die Liste in Ihrem neuen Tab entsprechend automatisch sortiert wird.

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Designs auf den Bildschirm übertragen

Um Ihre Designs für Ihre Mitarbeiter anzuzeigen:

1. Fügen Sie Ihrem Design einen Namen hinzu.
2. Klicken Sie auf das Speichern-Symbol.
3. Wählen Sie dann "Auf Bildschirm übertragen".

Sie werden nun zu dieser Seite weitergeleitet:

1. Wählen Sie Ihren Bildschirm aus.
2. Übertragen Sie auf den Bildschirm.

So sieht Ihr Design aus, wenn es auf die Bildschirme übertragen wird.

Das ist alles!

Jetzt haben Sie eine Vorlage, die alle Mitarbeitergeburtstage für Ihren gewählten Monat oder Tag anzeigt!